Így szünteti meg a Clutter a káoszt az Outlook levelezésünkben!

November 11-től új hatékonyságnövelő eszközzel, a Clutter-rel bővül az Office 365 felhasználók eszköztára. A Clutter célja, hogy segítsen különbséget tenni a fontos és a kevésbé fontos leveleink között, anélkül, hogy ezért nekünk bármilyen plusz erőfeszítéseket is kéne tennünk.

A „Clutter” működésének az elve

A Clutter elemzi az általunk végzett tevékenységeket, hogy meg tudja határozni mely üzenetek fontosak nekünk és melyekkel érünk rá később is foglalkozni. A kevésbé fontos levelek automatikusan átkerülnek Clutter, „Zűrzavar” mappába. A szolgáltatás az Office Graph kifinomult rendszerét használja ahhoz, hogy kiválassza, melyik üzeneteknek kell a “Zűrzavar” mappába kerülniük. A szűrőprogram idővel egyre okosabb lesz, ahogy egyre több információt tud elemezni: milyen egyéni prioritásaink vannak, hogyan értékeljük az egyes üzenetek tartalmát, még azt is figyeli a program, hogy hogyan címezzük meg az leveleinket. A Clutter élmény azért is egyedülálló, mivel ahhoz, hogy a rendszer végezze a dolgát, nekünk nem kell semmit se külön csinálnunk. A rendszer viszont csak akkor tud tökéletesen működni, ha nem osztozunk másokkal az e-mail fiókunkon, mivel a két eltérő felhasználói magatartást nem tudja egymástól külön kezelni a rendszer.

Az első lépések

Alapértelmezett állapotban a Clutter ki van kapcsolva a levelező szerverünkön. Vagyis minden Office 365 felhasználó maga döntheti el, hogy van-e igénye a speciális szűrőprogramra vagy sem. A szolgáltatást az Outlook Web App (OWA) menüjében tudjuk be és kikapcsolni, amint bekapcsoltuk, a Clutter elkezdi tanulmányozni, elemezni a levelezési szokásainkat, preferenciáinkat és működésbe is lép a rendszer. A Clutter-t később bármikor kikapcsolhatjuk, ha véletlenül mégsem tetszene a program.

A Clutter a legmegfelelőbb és leghatékonyabb megoldás azoknak, akik hajlamosak rengeteg mail-t felhalmozni a bejövő üzenetek mappájukban. A szolgáltatás tiszteletben tartja a már meglévő levelezési, rendszerezési szabályainkat, figyelembe veszi őket, így nem kell attól félnünk, hogy csak még nagyobb káosz lesz a levelezésünkben, s attól sem, hogy eltűnnek a leveleink.

Élet a Clutter-rel

A Clutter lényege tehát, hogy a kevésbé fontos levelek egyből a Clutter mappába kerülnek, így sokkal több időnk marad a ténylegesen fontos és sürgősen megválaszolandó levelekkel foglalkoznunk. A Clutter mappa tartalmával meg elég akkor foglalkoznunk, ha ráérünk. Ha esetleg nem értünk egyet program döntésével, akkor egy mail-t fél perc alatt „rendetlennek” jelölhetünk, vagy egész egyszerűen áthúzhatjuk a Clutter mappába és ez visszafelé is igaz, a Clutter mappából is visszatehetjük a levelinket a bejövő üzenetek mappába. Mindeközben a program folyamatosan tanul a munkafolyamatainkból, szokásainkból és újabb szűrő mechanizmusokat állít be magának. A Clutter-től információkat is fogunk kapni, tevékenységéről, hogy még inkább kontroll alatt tudjuk tartani a levelezésünket.

Felmerülő kérdések

Mikortól lesz elérhető a Clutter szolgáltatás az Office 365 felhasználóknak?

Az első próbaverziók november 11-e óta elérhetők az Office 365 ügyfeleinek. Elsősorban angol területeken tesztelik a programot angol nyelven, ezután fog majd megjelenni más nyelveken is a Clutter.

Lehetséges-e, hogy bekapcsoltam a Clutter-t és nem változott semmi?

Miután bekapcsoltuk, a szolgáltatás először megpróbálja elemezni a levelezési szokásainkat és amíg nincs megfelelő, elegendő tapasztalata, eredménye, addig nem kezdi meg a szűrést, nehogy rosszul szelektálja a leveleinket. Ezt a folyamatot akár egy kicsit fel is gyorsíthatjuk, ha kezdetben saját magunk mozgatjuk át a felesleges leveleket a Clutter mappába, így segíteni tudjuk a program tanulási folyamatát.

Vannak olyan Clutter mappa elemek melyek egy idő után automatikusan törlődnek?

A Clutter nem használ speciális „tisztítási” lépéseket. Egyéni beállításként, viszont beállíthatjuk, hogy a régóta a Clutter mappában lévő mail-ek törlődjenek, ezzel is csökkentve a zűrzavart.

Elérhető-e a Clutter az asztali Outlook felhasználók számára is?

Természetesen igen!

Forrás: blogs.office.com