Ha ezt a bejegyzést olvasod, akkor – mint a legtöbb Office 365 felhasználó – azon tűnődsz éppen, hogy melyik fájlmegosztó szolgáltatást is használd az együttműködés elősegítésére a vállalkozáson belül: a OneDrive-ot vagy a SharePointot?! Ezzel a problémakörrel gyakran találkozunk ügyfeleinknél, így arra jutottunk, hogy ideje lenne egy blogposzt keretében összefoglalni a fontosabb különbségeket és hasonlóságokat, hogy könnyebb legyen a választás.
Mire jó a OneDrive for Business?
Röviden a OneDrive for Business egy személyes fájlmegosztási / tárolási megoldás. Egyszerűen csak gondolj rá úgy, mint a Dropbox Microsoftos változatára. Persze bizonyos funkcióikban különböznek, de fogalmilag ugyanaz a kettő. A kulcs itt is az, hogy a szolgáltatás egy felhasználó személyes meghajtója. Más szóval, ha úgy döntesz, hogy a OneDrive for Businesst fogod használni, akkor társítanod kell azt egy megnevezett felhasználóval / tulajdonossal a szervezetben. Akié lesz a OneDrive tárhely, az tudja feltölteni, törölni, és megosztani az egyes fájlokat és mappákat más felhasználókkal. Azonban mindenek felett a OneDrive for Business tulajdonosa a főnök, és övé az összes kulcs. Ha a felhasználó elhagyja a szervezetet vagy nem érhető el, akkor az komoly gondokat tud okozni, ami könnyen megakaszthatja a munkát. Rendszergazdaként persze ekkor is elérheted a felhasználói fájlokat – ez nem jelent problémát. Előfordulhat azonban, hogy fontos vállalati dokumentumok valamilyen ismeretlen mappaszerkezetben vannak – ebben az esetben viszont sok szerencsét ahhoz, hogy rájöjj, mit kell megtartani vagy áttelepíteni, és melyik a legfrissebb verzió.
Mire jó a SharePoint?
A SharePoint definiálása kicsit bonyolultabb, nem írható le egyetlen egy mondattal. Lényegében a SharePoint egy céges (vállalati) együttműködési eszköz, amely lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy tároljanak, megosszanak és közösen dolgozzanak különböző típusú tartalmakon. A SharePoint elsődleges jellemzője az a képesség, hogy több helyszínen különböző biztonsági szinteket tud létrehozni, hogy azok megfeleljenek egy szervezet különböző üzleti igényeinek. A technikai részletek taglalása nélkül, a legfontosabb az, hogy a SharePoint nem egy egyéni felhasználóhoz tartozik, hanem az egész társaságé (szervezeté). Habár az egyes SharePoint honlapok lehetnek csak egy felhasználóé (a honlap tulajdonosáé) vagy egy munkacsoporté, de fizikailag ezek is a szervezet intranetének keretein belül léteznek, és a webhelyhez való hozzáférést könnyen megváltoztathatja a rendszergazda a biztonsági csoportokon és jogosultságokon keresztül. Továbbá, ellentétben a OneDrive for Business-szel, a SharePoint lehetővé teszi más típusú tartalom tárolását is, nem csak fájlokét és mappákét. Az egyéb típusú tartalom lehet például egy feladat, vagy egy naptári esemény, esetleg egy kapcsolat stb. Ezenkívül a SharePoint valóban egy átfogó platform / ökoszisztéma, amely könnyen használható intranet építését teszi lehetővé, ami más rendszerekkel összekötő felületet biztosít és automatizálja az üzleti folyamatokat. Mint láthatjuk valójában nem igazán lehet összehasonlítani a OneDrive for Businesst a SharePointtal, hiszen teljesen más ligában játszanak. Olyan lenne, mintha kerékpárt és a rakétát hasonlítanánk össze.
És akkor most merre?
Visszatérve az eredeti kérdésre, a válasz: attól függ milyen problémára keresünk megoldást. De azért annyit biztosan tanácsolhatunk, hogy nem célszerű a OneDrive for Business-t használnod, ha egy részleg együttműködését vagy egy projekt megvalósulását szeretnéd elősegíteni, esetleg egy szervezet intranetjeként funkcionálna! Viszont abban az esetben, ha csak arra van szükséged, hogy néhány személyes fájlt és mappát ossz meg a többi dolgozóval / felhasználóval, és szó szerint, de tényleg csak ennyire van szükséged, akkor erre tökéletes megoldást jelent a OneDrive for Business.
Azonban ha van egy csapatod, akikkel közösen kell dolgoznod különböző dokumentumokon, vagy azt szeretnéd, hogy szigorúbban legyen szabályozva a biztonság, vagy szükséged van további funkciókra a projekthez (pl. a feladatok kiosztásához), a SharePoint Team Site lesz a számodra megfelelő eszköz!
Hogy sok szervezet mégis a OneDrive for Business-t választja, annak az az oka, hogy nagyon kevés vagy semmilyen beállítást nem igényel. Ilyen alacsony belépési korláttal a OneDrive for Business tűnik ésszerű választásnak, ha gyorsan kell valami. Másrészről a SharePoint esetében sok mindent be kell állítani annak érdekében, hogy felhasználóbarát legyen, valamint meg kell győződnöd arról, hogy átgondoltad a honlap felépítését, a biztonságot, a navigációt stb., mégis a kezdeti nehézségek ellenére végül olyan webhelyet fogsz kapni, amely biztonságos, része a szervezet intranetjének, és ami a legfontosabb, a szervezethez tartozik.
Ha felkeltette az érdeklődésedet valamelyik szolgáltatás, akkor keress fel minket a +36 1 920 1780-as telefonszámon, melyen kollégáink segítenek a vállalkozásod számára legideálisabb megoldást megtalálni!