Bevezetés
Ebben a blogposztban azt fogjuk megvizsgálni, hogy mi a különbség egy helyben üzemeltetett és egy felhős levelezés között anyagi és rendelkezésre állási szempontból. Ma már elengedhetetlen egy vállalkozás életében a stabil e-mail rendszer. Számos lehetőség közül választhatnak az ingyenes levelezőrendszerektől a házibarkács fizetős megoldásokon át a professzionális nagyvállalati megoldásokig. Mik a veszélyek, amire figyelni kell? Mik az előnyök, amik ki tudunk használni? Ezekre a kérdésekre kerestük a választ posztunkban!
Hipotézisünk: Jobban jár, ha bérelt vállalati levelezést használ, mint helyben üzemeltetett levelező szervert: anyagi, biztonsági, és rendelkezésre állási szempontból is.
Kitekintés
Annak idején számtalanszor hallottuk a cégvezetőktől, hogy azért nem csinálnak maguknak weboldalt, mert „Benne vagyunk az Arany Oldalakban, úgyis ott keresnek”. (Gipsz Jakab ev 1998) Viszont ma már szinte minden cég rendelkezik weboldallal, ahogy elektronikus levelezéssel is, csak nem mindegy, milyen formában. Az ingyenes levelezőrendszerek esetében adataink, csatolmányaink nem védettek, bizonyos szolgáltatók egyéb tevékenységük (pl. marketing, reklám) érdekében monitorozzák a levelezésünket. Könnyen feltörhetők, fertőzhetők, így egy cég életében számos kockázattal jár a használata. Azon felül, mivel saját domain nem rendelhető hozzájuk, nem nyújtanak professzionális megjelenést: gyakran látunk olyan kamionokat az utakon, melyek ponyvája büszkén hirdeti a cég elérhetőségét: fuvarozo@freemail.hu – Mi jut eszünkbe erről? Naugye.
Történet
Ha vállalati informatikai megoldásokról, szoftverekről beszélünk, a Microsoft termékei nagy ismertségnek örvendenek. Telephelyi vállalati megoldásaik amellett, hogy kétségtelenül profik és biztonságosak, meglehetősen sokba kerülnek. A legtöbb hazai KKV nem engedheti meg magának, hogy 4 millió forintot kiadjon Exchange Szerver licencekre. A Microsoft felhős levelezése 1996-ban indult útjára, a Hotmaillel és az egyik meghatározó termék lett a magán felhasználók körében. Ennek céges változata, az Exchange szerver bérelhető, a gyártó által üzemeltett, minden vállalkozás számára elérhető formája 2007-ben debütált. Akkor még a “frappáns és könnyen megjegyezhető” nevű Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) csomag része volt. Ma már önállóan, vagy az Office 365 részeként elérhető.
Anyagi szempontok (lásd még Rendelkezésre állás)
A bérelt szolgáltatásokra való előfizetéssel jobban járunk, mert nem igényel egyszeri, nagy beruházást. Ezen felül a bérelt megoldások (ahogy az Office 365 is) költségként elszámolhatók, tehát az adóalapot csökkentik, így látható megtakarításunk keletkezik.
Biztonsági kockázatok
Abban biztosak lehetünk, hogy egy mamutcég, pl. a Microsoft által fenntartott szerverpark, és annak védelme hatékonyabb, mint a mozgásérzékelős riasztó. A Microsoft pl. több tanúsítvánnyal rendelkezik, külső cégek vizsgálják az adattárolás helyét, módját. Ott nem fordulhat elő, hogy a nyári melegben leáll a klíma, és elvesznek az adatok, vagy, hogy a takarító néni kihúzza szervert a konnektorból. Az is elképzelhetetlen, hogy egy csőtörés miatt elázzanak a gépek. Ha mégis beüt a krach, adatainkat azonnal visszaállítják egy másik, földrajzilag is elkülönülő telephelyről (geo redundáns mentés) – és erre pénzügyi garanciát is vállalnak. Fontos továbbá, hogy az adatvesztés, adatlopás egy kimutatás szerint leggyakrabban belső incidens hatására történik. Egy felbőszült munkatárs gond nélküli törölheti a teljes levelezését. A Microsoft megoldását használva az ilyen leveleket/fiókokat azonnal visszaállíthatjuk.
Rendelkezésre állás
Az EPA Cloud (ma FuseMail) felmérése szerint a telephelyi levelezés kiesése átlagosan 40 óra évente, különböző okokból. Ha azzal számolunk, egy alkalmazott munkabére 2300 forint, és a hatékonysága a levelezés leállásával 20%-ot csökken, megkapjuk, hogy óránként 460 forintot veszítettünk. Ez egy év alatt, ha csak 40 órára áll le a szerver, 18.400 forint veszteség minden alkalmazottnál. Egy 100 fős cégnél 1,84 Millió forint! Az Exchange Online 100 főre egy évre kevesebbe kerül ennél, és ez csak a leállás. A Microsoft a felhő szolgáltatásai esetében 99,9%-os SLA-val rendelkezik, így biztosak lehetünk benne, hogy környezetünk működni fog, a munka nem áll le. A nagyméretű postafióknak köszönhetően (50GB – ez csatolmányokkal is kb. 5 évre elegendő) nem halljuk többet a „betelt postafiókom, nem kapom meg a leveleimet”(Marika, ügyintéző, 2015) típusú mondatokat, az archív mappákkal sem kell többet bíbelődni, azok tartalma kereshető és elérhető marad.
Összegzés
Az Exchange Online használatával jelentős költséget spórolhatunk meg (a beruházás, üzemeltetés, áramfogyasztás, alkatrészpótlás) díját úgy, hogy rendszerünk magas szintű felügyelet mellett működik. A Microsoft az adatainkat nem használja fel, nem monitorozza, az adat az ügyfélé: a gyártó csak a fizikai környezet feletti felügyeletet látja el. A rendelkezésre állás pénzügyileg garantált, nem okoz anyagi veszteséget több leállás.
Befejezés
Ahhoz, hogy professzionális megjelenésünk legyen a piacon, a vállalati levelezést érdemes választanunk. A Microsoft megoldása jó döntés, költség, biztonság és kényelem szempontjából. Leveleinket bárhonnan elérhetjük, így még az irodához sem vagyunk kötve: otthonról, mobiltelefonról is tudunk levelezni, így nem omlik össze a cég, ha kimarad a internet szolgálgatás az irodában. Ahhoz, hogy egy hétvége alatt átkerüljön meglévő levelezésünk az Exchange Online-ba (akár helyi szerverről, akár ingyenes, akár más, fizetős, de tanúsítványokkal nem rendelkező szolgáltatásról), érdemes jó partnert választanunk. Jó kutatási téma lehet a megfelelő partner kiválasztásának szempontjai, körülményei. Amíg a kutatás elkészül, annyit elárulok, hogy én biztosan a Systemfarmer Kft.-t választanám.