Mind rajongunk a meetingekért. Mindenki izgatottan várja, hogy részt vehessen a következőn. A meetingek kivétel nékül gördülékenyen zajlanak, s nagy léptekben viszik előre a projekteket. Vicc volt. Célkitűzésnek azonban remek. Előző bejegyzéseinkben arról olvashattatok, hogy lehet hatékonyabb a céges levelezés vagy az ügyfélkezelés, illetve hogy járhattok el helyesen a tárhely és a mentés esetében. Most azt nézzük meg, mit csiszolhatunk a meeting-kultúránkon, ugyanis van mit tökéletesíteni rajta…
Kell egyáltalán meeting…?
Kell. Ha kisvállalkozásod van azért, ha középvállalkozásod azért, ha pedig startupper vagy, azért. Ahogy a Quimby is megénekelte: „Senki se menekül…”. Arra, hogy milyen esetben kell meetinget tartani, nem térek ki, különben orosz nagyregény lesz a blogposztból. Inkább onnan közelítsük meg a szükségesség kérdését, hogy mikor nem kell összeülnünk. A meeting interakció. Megbeszélünk valakikkel valamit. Közösen kell dönteni valamiről. Ha egyoldalú tájékoztatás a cél, inkább írjunk körlevelet, vagy kapjuk el az érintetteket egy 3-5 perces szóváltásra.
Sok vállalkozásnak ismerős lehet az az elv, amit nálunk is követtek anno az irodában: ha kellett, ha nem, heti két meetinget mindenképp összehívott a vezetőség. Puszta jó szándékból, ez tiszta sor: mindent szerettek volna alaposan átbeszélni. Csakhogy az átbeszélendő dolgok 90%-a egyszerű tájékoztatás volt. Meghallgattuk tisztelettel, de egy levél is megtette volna. Spóroljunk az idővel és az idegekkel, nincs sok belőlük.
Előtted a meeting, előtted a pálya
Ha szükséges összeülni, jól kellene csinálni. Ahogy fentebb is olvasható: produktívan, gördülékenyen. Azt nem tudom, hogy a tökéletes meeting receptje – ha létezik ilyen – hogy szól, de ezek az összetevők egészen biztosan benne vannak.
- Fókusz: Amit lehet, előre küldjünk el e-mailben: téma, irányvonal, napirendi pontok, időpont, végcél.
- Tervezés: Elsősorban fejben persze: írjunk vázlatot, így nem fogunk észrevétlenül nem oda illő vizekre evezni. Készüljünk fel: nincs rosszabb egy információ-hiányos meetingnél. A gyakorlati megvalósítás eszközeit se felejtsük el: multimédia, folyamatábrák, flipchart, írásvetítő, egyéb prezentációs eszközök!
- Vizualizálni, vizualizálni és vizualizálni! Így a résztvevőknek sokkal könnyebb lesz megérteni, hogy mi is történik. Minden folyamatnak jól láthatónak kell lennie.
- Időtartam: Maximum 90 perc, és ez a legmaximálisabb maximum. Ha ennél több időre van szükség, mindenképpen tartsunk szünetet közben!
- Meghívottak: Csak az vegyen részt a meetingen, akinek „van köze a játékhoz”. Ellenkező esetben az illető unatkozni fog, vagy hátráltatja a megbeszélést.
- Kiállás: Legyünk magabiztosak, határozottak és összeszedettek. A halkan elmotyogott félmondatok nem biztos, hogy szolgálják a közös munkát…
- Egységeben az erő! A meghívottak közül mindenkit vonjunk be, a csendesebb kollégákat is. Ezért meeting a meeting: együtt ötletelünk.
- Jegyzőkönyv: Készítsünk jegyzőkönyvet. (Latin idézet helye a szóról, ami elszáll és az írásról, ami megmarad.)
Az IT legyen veled
El kell fogadnunk, hogy vannak korlátaink. Nem filozofálni szeretnék – ez nem az a blog – , hanem felhozni a tér és az idő problémáját. Nem lehetünk egyszerre két helyen. Sőt, az sem mindegy, hogy a napunk teendőinek helyszínei milyen messze vannak egymástól. Innen nem tudok eljönni, oda nem érek oda, és így tovább. Ismerős? Most szorozzuk be ezt az egyszemélyes mizériát pl. nyolccal, ha nyolc ember számára szeretnénk meetinget szervezni. Már az időpont egyeztetése is nehézkes. A lehető leghatékonyabb belső kommunikációra és tervezésre van szükség. Ha jót akartok a cégeteknek, nem cetlikre írjátok fel a felírni valót, nem papíralapú naptárba jelölitek be a bejelölni valót, és nem is az irodán átkiabálva próbáljátok meg megtalálni a megfelelő időpontot… Informatika. A megoldás a korszerű céges informatika. (Bővebb információért kattintsatok az oldalunkon… bárhová. :) )
El kell fogadnunk azt is, hogy kellemetlen meglepetések márpedig vannak. Meglehet, hogy a nyolc résztvevő közül egy személy nem tud bemenni az irodába. Beteg a gyerek, hótorlasz van az ajtó előtt, bedöglött az autó, stb. Ha meeting, akkor pedig mindenkire szükség van. Ilyenkor borul az egész terv? Borulna – ha nem volna Skype for Business. Szerencsére van. A kolléga pillanatok alatt bekapcsolódhat a megbeszélésbe a laptopján keresztül, és minden mehet a terv szerint. 1-0 a technikának a tér és az idő korlátaival szemben.
Összegzés
Megspórolom nektek, a bekezdések magukért beszélnek. ;)
Különben is: irány meetingre!