A digitális átalakulás vagy divatosabb, az angolból átvett kifejezéssel élve digitális transzformáció napjainkban már a piaci versenyben maradás elengedhetetlen eszköze. De mit jelent pontosan ez a folyamat? Milyen kihívások elé állítja a vállalatokat? És ami még fontosabb: milyen lehetőségeket, előnyöket tartogat a digitalizáció a magyar cégek számára?
Mi a digitális transzformáció fogalma?
A digitális átalakulás a vállalati kultúra, a közös munkamódszerek, az alkalmazások, az üzleti folyamatok, a vásárlói élmény átszervezése, esetekben teljesen új megoldások bevezetése digitális technológiák alkalmazásával. A hagyományos céges gyakorlatok újragondolásának célja, hogy növelje a versenyképességet, a hatékonyságot, profitábilissá tegyen egy vállalatot a magasabb ügyfélelégedettségnek köszönhetően. Meglévő folyamatok átalakítása mellett ugyanakkor teljesen új rendszerek bevezetése is beletartozik a digitális transzformációba.
Az átállás kihat a cég minden területére: átalakul a belső működés, a vállalatirányítás, a csapatmunka, de ide sorolhatjuk az online marketingkampányok bevezetését, az értékesítés újragondolását és a digitális vásárlói élmény kialakítását is. A digitális átállás elhoz egy újfajta szemléletmódot is a vállalatok életébe: az újdonságokra való törekvést, nyitottságot az innovációra.
A digitális transzformáció összetett üzleti folyamat
A digitális átalakulás olyan folyamatnak tűnhet, amelyből bármilyen cég, bármikor, bármilyen körülmények között csakis profitálni tud. A valóság azonban ennél sokkal összetettebb: mivel a digitális transzformáció egy üzleti döntés, ezért megfelelő előkészülés és biztos vállalati alapok szükségesek hozzá. Továbbá elengedhetetlen, hogy a cég ténylegesen nyitott legyen az új technológiákra, még akkor is, ha ez kísérletezéssel, teszteléssel is jár. Kizárólag így tud növekedni a teljesítőképesség, eredményesség a cégben a digitális transzformáció hatására.
Gyakori kérdés a vállalatoknál, hogy kinek a feladata kidolgozni a digitális átállás stratégiáját. Ennek a megválaszolására érdemes megvizsgálni, hogy napjainkban melyek a legnépszerűbb digitális technológiák a vállalatoknál (angolul ezt gyakran digital business-ként is említik a szakértők), amelyektől a cégek üzleti fejlődést és nagyobb versenyképességet várnak:
- Felhőtárhely szolgáltatás
- Üzleti intelligencia szoftverek
- Felhőalapú vállalatirányítási rendszerek
- Online marketing tevékenység
- Adatvédelem és adatbiztonság
- Automatizáció például a gyártásban, készletkezelésben, logisztikában, raktározásban stb.
- Hibrid vagy 100 százalékban felhő munkahelyek kialakítása
- Mesterséges intelligencia és gépi tanulás
A fenti lista alapján az rajzolódik ki, hogy a digitális transzformációt elsősorban IT szakembereknek kell koordinálni. Csapatunk a Systemfarmer Zrt.-nél azonban úgy véli, hogy az IT szaktudás mellett rendelkezni kell átfogó üzleti ismeretekkel is. Amikor új digitális megoldást vezetünk be ügyfeleinknél, akkor a közös munka mindig azzal kezdődik, hogy megismerjük a cég felépítését, működését. Az új megoldások integrálásánál és a régi módszerek újragondolásánál a gyakorlatban a vállalat vezetőinek és menedzsmentjének szorosan együtt kell működni az informatikusokkal a sikeres átállás érdekében.
Miért vannak előnyben az új vállalatok és a KKV cégek?
Azok a vállalatok, amelyek több évtizednyi céges múltra tekintenek vissza még kivétel nélkül az analóg rendszerben kezdték el működésüket. Gondoljunk azokra a helyekre, ahol napjainkig kockás füzetben vezetik a különböző nyilvántartásokat. 2022-ben már a hagyományos, asztali gépeken tárolt Excel táblázatok is idejétmúltnak tűnnek, hiszen az igazán modern vállalatok ugyanezt az alkalmazást a felhőből futtatják, ahol bárki, bármikor szerkesztheti az adatokat.
A váltás nem is olyan egyszerű a régóta fennálló vállalatok számára, akiknek igazi rizikófaktor lehet a digitális átalakulás:
- 15-20 éve az online és a digitális technológiák nem voltak szerves részei a céges világnak. Példa: az offline kiállításokat, katalógusokat nem egy nagy cégnek nehéz lecserélni online marketing folyamatokra, hiszen a váltás teljesen eltérő szaktudást igényel. A 2020-as koronavírus járvány többek között a marketingfolyamatokat is átírta, rengeteg márka ekkor nyitott először a Google és közösségi média hirdetések irányába. De a pandémia alatt lett először számottevő az igény Magyarországon a remote munka és a felhőszolgáltatások iránt is.
- Gyakran generációs különbségek is megnehezítik a folyamatot: a fiatal 25-35 éves cégvezetők már a digitalizációba születtek bele, kiismerik magukat a digitális eszközök útvesztőjében.
- Az új környezetben könnyebb hibázni – azonban a váltást úgy kell levezényelni, hogy az ügyfelek, vásárlók kiszolgálása ne akadozzon. Főleg egy gazdaságilag bizonytalan környezetben (például koronavírus-járvány, háborús helyzet) előny helyett veszélyforrást láthatnak a digitális technológiákban a cégvezetők, így a régi, bevált módszereket nem szívesen cserélik le.
Az új, “fiatalos” lendületű cégek már a home office, felhő irodák és online kimutatások korszakban érkeznek a piacra. A KKV vállalatok előnye pedig, hogy kisebb méretük és egyszerűbb szervezeti felépítésük miatt rugalmasabban kezelik a változásokat. A Systemfarmer Zrt.-nél a célunk, hogy mérettől és a digitális tapasztalattól függetlenül segítsük a vállalatokat a transzformációban.
Enélkül nem érdemes belevágni az átállásba:
Elkötelezett vezetőség
A digitális transzformáció a gyakornoktól kezdve a cég alapítójáig a vállalat minden egyes tagját érinti. Egy csapatként kell az átállással járó feladatokat megoldani – akár külön projektcsapat vezetésével. A cég vezetőinek és a csoportvezetőknek, menedzsereknek viszont kiemelkedő szerep jut a folyamatban:
- A vezetőség felelőssége, hogy meghatározzák kinek milyen szerep jut az átállásban
- A feladatkörök esetleges átalakítása, újradefiniálása is a vezetők feladata
- A digitális átállás elsősorban üzleti érdek, ezért azoknak kell a folyamat zászlóvivőinek lenni, akik a legjobban ismerik a működést
Pontos üzleti célok
Csak azért belevágni egy költséges és hosszantartó folyamatba, hogy a cég elmondhassa magáról: “Igen, mi a legdrágább és legkorszerűbb szoftvert vásároltuk meg, mert ez a legjobb jelenleg.”, nem érdemes. Helyette először meg kell határozni, hogy mit várunk a változtatástól, néhány gyakori példa:
- “Szeretnénk támogatni a home office-t, ehhez azonban üzleti felhőszolgáltatásra van szükségünk, hogy mindenki hozzá tudjon férni a fájlokhoz bármikor, bárhonnan, bármilyen eszközről.”
- “Nem akarunk rengeteg felesleget felhalmozni a gyártáskor, ezért fejleszteni akarjuk a készletezést a cégben – ehhez viszont egy profi készletkezelő programra van szükségünk.”
- “Az offline értékesítési csatornákról online hirdetésekre szeretnénk váltani, mert sokkal szélesebb réteget tudunk elérni a termékeinkkel, ehhez viszont nincs meg a szaktudásunk, ezért ki kell szerveznünk a feladatot.”
Türelem
A digitális transzformáció nem 1-2 hét, de nem is 1-2 hónap alatt megy végbe. Akár évekbe is telhet, mire az átállásra fordított energia, idő és anyagiak megtérülnek, eredményben is mérhetők lesznek. Ráadásul a technológia gyorsan változik, mindig lesz eggyel innovatívabb megoldás, mint amit a vállalat épp alkalmaz, ezért törekedni kell a folyamatos fejlődésre.
Miért éri meg a digitális transzformáció?
Eredményesség, hatékonyság növelése
Nem kérdés, hogy a hatékonyság növelése a transzformáció egyik célja – ami a versenyképesség egyik feltétele is a vállalatok részéről. Az automatizálás, feladatok átszervezése idő- és energiabefektetést igényel, de már az első időszakban élvezhetjük a strukturáltabb működés előnyeit. Milyen módszerekkel lehet növelni a munkavégzés eredményességét?
- Oktatás, tanulási és fejlődési lehetőségek biztosítása
- Kollaboráció, együttműködés fejlesztése
- Szoftveres segítség a munkához
Döntéstámogatás digitálisan
A vezetők legfontosabb feladata, hogy döntéseikkel elősegítsék a cég sikereit. A jobb döntésekhez viszont adatokra van szükség: a megfelelő eszközök birtokában (például vállalatirányítási rendszerek, business intelligence szoftverek, számlázó programok stb.) rálátás nyílik a cég legmélyebb bugyraira színtiszta adatok szintjén is. Az adatvizualizációnak, elemzéseknek, kimutatásoknak köszönhetően bátran igent lehet mondani őj lehetőségekre (pl. terjeszkedés a nemzetközi piacra, új termék bevezetése, csapat létszámának növelése stb.), valamint le lehet építeni azokat a folyamatokat, amelyek nem járulnak hozzá a profit növeléséhez.
Csökkennek a költségek
Félreértés ne essék: az új technológiák bevezetése nem azonnal járul hozzá a vállalati költségcsökkentéshez, sőt! Az újdonságok tesztelése, bevezetése, betanítása rendkívül költséges beruházásnak számítanak. Azonban hosszútávon többszörösen megtérülnek az ilyen típusú befektetések: ha magabiztosan működik a remote munka a felhősítésnek köszönhetően, akkor egy nagyobb cég az iroda megszüntetésével akár milliókat spórolhat meg havi szinten.
Elégedettebbek lesznek a vásárlók
Végső soron a cél, hogy az ügyfelek elégedettsége növekedjen a digitális transzformáció eredményeként. A visszatérő ügyfelek biztos közönséget jelentenek a vállalatnak: az ő lojalitásukat úgy lehet megszerezni, ha minél jobb vásárlói élményben van részük. A jobb vásárlói élmény úgy érhető el digitálisan, ha ismerjük a fogyasztók szokásait, érdeklődésüket.
Összefoglalás
Ahogy a bevezetőben is kihangsúlyoztuk, a digitális transzformáció mára a versenyképesség záloga lett, bármilyen méretű cégről beszélünk. A folyamat kihívásokkal és buktatókkal teli, de megfelelő felkészültséggel, a hozzáértő emberek megbízásával hosszútávon jövedelmezőbbé teszi a vállalkozásokat.
A Systemfarmer Zrt.-nél többféle informatikai megoldással segítjük a cégeket a digitális átállásban: ha hibrid vagy felhő munkahely kialakítását tűzted ki célul, akkor bízd csapatunkra a piszkos munkát!