Microsoft Teams használata: átfogó útmutató
Különösen a koronavírus járvány kitörése óta Magyarországon is egyre inkább teret hódít a Microsoft Teams használata. Az alkalmazás a cégek és vállalkozások egyik elsődleges belső kommunikációs csatornájává vált, köszönhetően hasznos tulajdonságainak. Cikkünkben összeszedtük, hogy milyen lehetőségekkel kecsegtet a Google Teams használata.
Mi is pontosan a Microsoft Teams?
A Microsoft Teams használata előtt érdemes néhány szóban tisztázni, hogy pontosan milyen programról is van szó. Egy olyan kommunikációs alkalmazásról beszélünk, amely az Office 365 üzleti csomagjában található. A segítségével ismerőseinkkel és munkatársainkkal üzeneteket, hang- valamint videohívásokat is lebonyolíthatunk. A Microsoft Teams napjainkban ezért igen népszerű a cégek körében, miután egyebek mellett:
● Rengeteg felesleges emailezést képes kiváltani
● Gyorsan lebonyolíthatók a vitakérdések egy csoportos beszélgetés keretein belül
● Mindenki számára könnyen hozzáférhetők és módosíthatók a feltöltött dokumentumok
Microsoft Teams használata: hogyan tudom elérni?
A Microsoft Teams használata minden esetben előzetes Microsoft fiók regisztrálásához kötött. Ezt elvégezhetjük céges, vagy magán email címmel is. Amennyiben még nem rendelkezünk MS fiókkal, úgy ezen a linken keresztül ingyenesen lehet regisztrálni: https://signup.live.com/. Ha már használunk különböző Microsoft szolgáltatásokat (pl. Office, Skype, OneDrive, Xbox Live, Windows stb.), az azt jelenti, hogy van már aktív fiókunk, vagyis nem szükséges regisztrálnunk.
A Microsoft Teams használata ingyenesen is lehetséges – ebben az esetben 2 GB tárhely áll rendelkezésre felhasználónként. Természetesen, ha előfizetünk a programra, úgy jóval több előnyhöz juthatunk. Létező Microsoft fiók esetén interneten, de applikáción és okostelefonon keresztül is működik. A Teams ide kattintva érhető el: https://teams.microsoft.com/.
MS Teams használata és letöltése
Bár a Microsoft Teams használata több módon is lehetséges, hosszútávon mégis érdemes a program asztali verzióját telepíteni és alkalmazni. Egyrészt kényelmesebb, másrészt számos extra funkcióval is jár, ha utóbbi megoldást választjuk:
● Videokonferencia közben több felhasználó is megjelenhet a képernyőn
● Videohívás közben beállíthatunk egyedi hátteret, vagy el is homályosíthatjuk azt
● Videó lejátszásakor megoszthatunk akár rendszerhangot is
A Teams elindításához nem elég egy Microsoft fiók megléte, hanem le is kell tölteni az alkalmazást. Ezt megtehetjük a fenti linken keresztül úgy, hogy első belépéskor rákattintunk a lila színű “Get the Windows app” vagy “Letöltés asztali gépre” gombok egyikére. A másik opciónk, hogy a Microsoft oldaláról töltjük le a programot.
Microsoft Teams használat: milyen szolgáltatásokat kínál?
Csoportok létrehozása
A Microsoft Teams használata során pár mozdulattal létrehozhatunk csoportokat, ahová meghívhatunk munkatársakat és külső partnereket egyaránt. Egy csoport mérete lehet kisebb (a cég egy adott részlege) vagy nagyobb, (akár a vállalkozás minden dolgozója), időszakos (egy kampányidőszak erejéig) vagy állandó is. Ezen felül az egyes csoportokon belül további lehetőségeink vannak, pl. különböző csatornákat alakíthatunk ki egy adott témával, munkafeladattal kapcsolatban.
Csevegés kezdeményezése
A felhasználók beszélgetéseket kedvezményezhetnek egymással, akár privátban egy csoporttaggal, akár publikusan több emberrel. Ráadásul a fiatalabb munkavállalók számára olyan extra figyelmességekkel is rendelkezik a program, mint emojik, gif-ek vagy mémek használata chat közben.
Szerkeszthető fájlok
A Microsoft Teams használata lehetővé teszi azt is, hogy a munkahelyi dokumentumok számítógépről vagy felhős tárhelyről könnyedén becsatolhatók legyenek a felületére. Ezeket aztán bármikor elérhetők a kollégák számára, és kis mértékben módosíthatók is. A program pedig azokat a fájlokat, amelyeket chat során megosztottunk a másik felhasználóval, egy külön helyen gyűjti össze az alkalmazás a nagyobb kényelemért.
Videóértekezletek
A cégeknek minden valószínűséggel a Microsoft Teams használata elsősorban a videokonferenciák lebonyolítása miatt előnyös. Még hívás közben is lehetőségük van a résztvevőknek üzeneteket váltani, dokumentumokat egymással, megosztani a képernyőt, megváltoztatni a hátteret és így tovább. A videóértekezlet során egy meglévő whiteboardra lejegyzetelhetjük a meeting alatt elhangzott fontos dolgokat is, amelyeket automatikusan lement a program.
A felsorolt opciók csak töredékei annak, ami a Microsoft Teams használata kínál a vállalkozásoknak. Ön is gondolkozik az alkalmazás bevezetésén? A Systemfarmer Zrt. professzionális csapata testreszabott IT megoldásaival hatékonyan növelheti cége versenyképességét: kérjen ajánlatot!
Akiknek már segítettünk a digitális átalakulásban
