„Mi elsősorban jobban működő levelezést szerettünk volna, ám jóval többet kaptunk ennél. Nemcsak a lényegesen nagyobb tárhely és biztonságos levelezés segíti a munkánkat, hanem  olyan eszközök is, amelyeknek köszönhetően a közös munkavégzést és a bérleteseinkkel való kapcsolattartást is hatékonyabban meg tudjuk oldani.” – Ilyés Ákos, a Vígszínház műszaki igazgatója

Az ország egyik legrangosabb kulturális intézménye, a Vígszínház is a Microsoft Exchange Online szolgáltatásait választotta levelezése üzemeltetéséhez, a rendkívül szerteágazó színházi munka hatékony megszervezéshez. A bevezetésben a Systemfarmer segített. Ilyés Ákos, a színház műszaki igazgatója beszélt a váltás előzményeiről, és az azóta eltelt időszak tapasztalatairól.

A Vígszínházban dolgozók többsége nem színész, sokan a szervezésért, az előadások meghirdetéséért, jegyeladásért vagy akár színpadképért felelnek. Ahhoz, hogy a sokirányú tevékenységet végző színház olajozott gépezettként működhessen, elengedhetetlen a hatékony kommunikáció és munkaszervezés.

A Vígszínház akkor szembesült először problémával, amikor kiderült, hogy nem rendelkeznek megfelelő számú email címmel, a meglévők pedig a tárhely és a kiküldhető csatolmány méretének korlátozottsága miatt alkalmatlanok nagyobb állományok elküldésére és a levelezés folyamatos archiválására kényszerülnek. Az akadozó kommunikáció elsősorban az adminisztráció, a szervezés és a marketing munkáját nehezítette, hiszen ők nemegyszer nagyobb állományokat (pl. brossúra anyagokat) továbbítottak volna a partnereiknek. Emellett a próbák, értekezletek szervezése is a közös munkavégzést elősegítő, hatékony szervező eszközre támasztott igényt.

Gyors átállás után a Lync „meghódította”a jegyértékesítést

A Vígszínházban Eszenyi Enikő direktori kinevezésével gyorsultak fel az események. A színésznő előszeretettel használ okos eszközöket és a mobil technológia nyújtotta szolgáltatásokat. Ismerve ezek előnyeit, azzal bízta meg a teátrum műszaki vezetőjét, Ilyés Ákost, hogy újítsa meg a levelezési rendszert. Ő több szolgáltató ajánlatát áttekintve, végül az Exchange Online szolgáltatás megrendelése mellett döntött.

„Nem akartuk megakasztani a mindennapi munkát a főszezonban, ezért az átállást az augusztusi holtszezonra időzítettük. Mint utólag kiderült, az aggodalom nem volt indokolt, ugyanis a migrálás az új rendszerbe tényleg csak egy hétvégét, két napot vett igénybe. A Microsoft partnere, a Systemfarmer fantasztikus, professzionális munkát végzett” – idézte fel a műszaki vezető az átállás körüli időszakot.

A nyári vakáció után a színházba visszatérő munkatársak először nem is vettek észre semmit a váltásból. A különbség csak akkor tudatosult bennük, amikor minden nehézség nélkül „repültek” az email üzeneteik, a gyakran vaskos, multimédiás állományokkal együtt a partnereknek. Az 50 GB-os postaláda-tárhelynek köszönhetően archiválásra sem volt szükség, így az Outlook Web App-et használva a korábbi levelezések – jellemzően okostelefonon keresztül – bárhonnan, folyamatosan elérhetőek maradtak.

A produkciós igazgató, a szervezésen és a gazdasági irodában dolgozók hamar felismerték, hogy a Microsoft szolgáltatása többet is nyújt ennél: a korábban használatos Outlook naptárfunkcióját ma már a mindennapi rutin részeként használják a munkaértekezletek szervezésére, a feladatok ütemezésére. A próbatáblákat szintén rendszeresen emailen küldik el a színészeknek, akik a mobil hozzáférésnek köszönhetően ezeket az okostelefonjaikon is bárhol megnézhetik.

Az előadások népszerűsítését végző marketing a Vígszínház bérleteseinek és egyéb partnereinek rendszeres hírleveleket küldhet az új szolgáltatás révén, hiszen a korábban 50 email címre korlátozott körlevélküldési funkció több ezresre bővült.

A Lync-et először a jegyértékesítők fedezték fel. „A Lync-et a jegyértékesítő hölgyek kezdték el alkalmazni a jegypénztárak közötti kommunikációban, kiváltva ezzel a jóval költségesebb és körülményesebb telefonálást. Azt, hogy a Lync mennyire intuitív és felhasználóbarát, jól mutatja, hogy az egyébként technikai eszközök, alkalmazások használatához nem szokott, jellemzően idősebb jegyértékesítő kollégáink is hamar, külön oktatás nélkül elsajátították használatát.” – mondta a műszaki igazgató.

Előnyök

„Számunkra nagyon kellemes meglepetés volt, hogy az átállás az egyik rendszerről a másikra ennyire gördülékenyen és gyorsan ment. Ebben jelentős szerepe volt a Systemfarmernek. A váltás egyik indoka a magasabb színvonalú támogatás megszerzése volt – ezt a Systemfarmertől szintén megkaptuk – de a rendszer azóta is olyan megbízhatóan működik, hogy alig van szükségünk rá” – kezdi Ilyés Ákos az előnyök sorolását.

A kényelmes levelezést, a bérletesekkel való folyamatos kapcsolattartást lehetővé tévő, kellőképpen nagy tárhelyet biztosító email funkció, valamint a munkaszervezést, a közös munkavégzést segítő eszközök, mint amilyen a közös naptár és a Lync, az emailekhez való mobil hozzáférés szintén kézzelfogható, akár költségcsökkenésben is megmutatkozó előnyökként jelentkeztek. „Ezek az új szolgáltatások összességében azokat is kezdik meggyőzni az új technológia használatának hatékonyságáról, akik eddig a régi rutinhoz hozzászokva, ódzkodtak ettől. Látunk lehetőséget arra is, hogy a Microsoft felhőalapú szolgáltatásait jobban kihasználva, tovább bővítsük az igénybe vett funkciók körét” – vázolta fel a jövőt a műszaki igazgató.

Ha Ön is fellendítené vállalkozását, az Office 365-ről  itt tud tájékozódni!