Üzleti levelezés vs. személyes e-mail fiók

Egy kis anyagi ráfordítás egy üzleti e-mail fiókra lehet a különbség a siker és kudarc között egy új vállalkozásnál. Sokan mégsem foglalkoznak azzal, hogy megtalálják a megfelelő vállalati e-mail szolgáltatást. Céges szinten is sokan, inkább csak az ingyenes szolgáltatókban gondolkodnak, melyek jók lehetnek  személyes használatra, viszont üzleti levelezés használatára nem a legideálisabb választás. Íme, a vállalati e-mail fiók néhány előnye, amit egy ingyenes e-mail fiók nem tud:

Képzeld el, hogy egy konferencián veszel részt, és találkozol az álomügyfeleddel. Egész este kíváncsian hallgatja a beszámolódat a szolgáltatásodról, és hogy mi különbözteti meg cégedet a versenytársaidtól. Az este végén kér tőled egy névjegykártyát. Te átnyújtod, és az egyetlen dolog, ami fel fog tűnni neki rajta, hogy az ingyenes e-mail cím nem tükrözi a vállalkozásod nevét. A “nev@szupercegem.com” helyett csak ezt látja: “nev@outlook.com”. Arcán a jól ismert bizonytalanság kifejezése jelenik meg, és már tudja, hogy mégsem fog felkeresni téged.

Az apró részletek felkelthetik vagy letörhetik az ügyfél bizalmát. Egy ingyenes e-mail fiók azt jelenti, hogy a vállalkozás túl fiatal, kicsi vagy hiányzik a technikai jártasság a domain-alapú e-mail cím megszerzéséhez, és ez mind figyelmeztető jel egy potenciális ügyfél számára.
A saját domaines e-mail cím a bizalom elnyerésén túl, arra is jó, hogyha az ügyfeled véletlenül elvesztené a névjegykártyádat akkor nagyobb eséllyel fog majd visszaemlékezni az e-mail címedre.

Előfordult már, hogy spamet kaptál egy barátod személyes fiókjáról, miután az e-mail címét feltörték? Képzeld el, hogy milyen lenne, ha egy friss üzleti partnertől kapnál ilyen e-maileket. Továbbra is szívesen küldenél érzékeny információkat erre az e-mail címre?

A minőségi vállalati e-mail fiókok fejlett biztonsági protokollokat és spamszűrőket alkalmaznak, melyek védik levelezését a külső fenyegetésekkel szemben. Ez egyre fontosabbá válik, ahogy az üzlet fejlődik, mivel ez védi mind az alkalmazottakat, mind az ügyfeleket.

A biztonságos üzleti e-mail fiókok megadják azt a nyugalmat, hogy tudjuk, nem fenyegeti vírusveszély fontos fájljainkat. Ezen felül az ügyfelek is nyugodtak lehetnek, és félelem nélkül küldhetnek e-mailben akár bizalmas információkat is.

Amikor személyes e-mailcímükre támaszkodnak, a cégtulajdonosok gyakran értékes betekintési lehetőséget veszítenek, ami hátráltathatja a hosszú távú növekedést. A céges e-mail fiókok biztosításával az e-mail szolgáltatás a kommunikációs stratégia részévé válik. A munkáltatók és a vezetők csatlakozni tudnak a beszélgetésekhez, gondoskodhatnak az ügyfélinformációk biztonságáról, és kiszolgálhatják ügyfeleik igényeit.

Egy üzleti e-mail szolgáltató megkönnyíti a munkáltatók és a menedzser életét is:
a szabadságról vagy betegségről szóló munkavállalói e-mailek ellenőrzését és megtartását. Az ügyfél e-mailjeinek áttekintését egy-egy projekt keretében. A munkahelyi konfliktusok könnyebb kezelését, amik lehet, hogy e-mailben kezdődtek. Új e-mail fiókok hozzáadását, ahogy a cég nő. Segít a kollégáknak válaszolni az ügyfeleknek érzékeny ügyekben.

Ahogy egy vállalkozás növekszik, a konfliktus gyakran elkerülhetetlen. Az üzleti e-mail fiókokkal minden levelezés tulajdonjoga a cég kezében van, míg a személyes e-mailcímmel az egyén kezében. Ha ütközés merül fel, a cégnek nincs befolyása vagy hozzáférése a személyes e-mail fiókokhoz. Másrészről a céges e-mail biztosítja a kontrollt, amely szükségszerű, ahogy a vállalat növekszik, és ahogy egyre nagyobb felelősséggel tartozik az ügyfeleinek.

A legjobb vállalati e-mail megoldások manapság már egy csomagban jönnek olyan beépített eszközökkel, amik hatékonyabbá teszik a munkát.

A minőségi üzleti e-mail fiókok tartalmazhatják az alábbiakat: naptárak belső és külső ütemezésre vagy tervezésre. Office alkalmazások (Word, PowerPoint, Excel, stb.) E-mailes vagy telefonos ügyfélszolgálati támogatás. Következetes spamszűrő és rosszindulatú programok elleni védelem. Hatalmas postafiók tároló a jobb e-mailkezeléshez. Erősebb biztonság az érzékeny adatok védelmére.

Az időt, amit az e-mailek tárolásának kérdésére fordítasz, fordíthatnád inkább céged növekedésére. Ha pedig belső e-mail szervert választasz ehelyett, akkor szükséged lesz egy IT csapatra, ami jóval többe kerül, mint találni egy megbízható céges e-mail szolgáltatót.

Forrás: blogs.office.com