Pár évvel ezelőtt amikor megjelentek a piacon a nagyobb tech cégek által forgalmazott lakossági, és vállalkozásoknak/vállalatoknak szánt felhőszolgáltatások az emberek leginkább az adataikat, illetve a pénztárcájukat féltették ezektől a szolgáltatásoktól. Az Eurostat 2014-es felméréséből kiderül, hogy a TOP 3 ok, amiért nem vásároltak felhőszolgáltatásokat a cégek, hogy keveset tudtak a felhőről (49%), biztonsági aggályaik voltak (44%) és zavarta őket, hogy nem tudják helyileg hol vannak az adataik (34%). A felhőszolgáltatások nagy problémája a felhasználók tudatlansága: például a magyar internetezők 95 %-a használ felhőszolgáltatásokat (lásd Facebook, Google Drive, Dropbox), mégis csak 43%-uk van ezzel tisztában.

Na de, ha ezt a blogposztot olvasod, akkor te már azok közé a szerencsések közé tartozol, akik felismerték, hogy nem kell félteniük céges adataikat a felhőszolgáltatásoktól, sőt azt is realizáltad, hogy ezek a szolgáltatások valójában sokkal költséghatékonyabb megoldások mint egy helyi szerver önálló üzemeltetése. De még továbbmegyek, már azt is tudod, hogy a piacot uraló felhős irodai csomagok közül, a Microsoft felhője, az Office 365 mellé teszed le a voksodat (vagy legalábbis az esélyesek között van).

És ez az a pont, amikor felhívsz minket, vagy egy konkurens céget (de inkább minket), hogy jó de akkor, hogy is van ez meg az az Office 365-ben. Mi kérdéseidet hallva, majd egyetértően hümmögünk magunkban, hogy “hát igen…” hiszen licencelési kérdésekben nem mindig a legegyszerűbb utat választja a Microsoft és teljesen érthető, ha valami nem világos. Éppen ezért most összegyűjtöttük a 3 leggyakoribb kérdést, amit fel szoktak tenni nekünk az érdeklődők a Vállalati Office 365 előfizetésekkel kapcsolatban:

1. Az örök dilemma: dobozos Office-t vagy Office 365-t vegyek?

Az irodai munka megszokott és szinte nélkülözhetetlen kiegészítője a Microsoft Office programcsomag. Függetlenül attól, hogy Windows-os, Mac-es vagy Linux-os környezetről beszélünk, jó eséllyel megtaláljuk ezeket az alkalmazásokat a munkavállaló eszközein. Régen a cégek alapvetően két opció közül választhattak: vagy megvásárolták legálisan a dobozos Office-t, vagy megoldották okosban és letöltöttek valamilyen kalóz verziót, melynek meg volt az előnye -hogy ingyen volt- és persze a hátránya is, hogy egy esetleges ellenőrzés során fény derül a turpisságra, s komolyan meg bírságolják a céget.

Napjainkban azonban bonyolódott ez a kérdés, hiszen bővült a beszerzési lehetőségek kínálata: megjelentek az Office 365 Vállalati csomagok, amelyek közül több is tartalmazza a letelepíthető Office-t (kkv-k által legjobban kedvelt két csomag az Office 365 Vállalati és az Office 365 Vállalati Prémium verzió). Vagyis, azok a cégek akik a sárga köves, törvényes utat szeretnék járni választhatnak a régi jól bevált dobozos Office és az Office 365 közül. Persze mindkettőnek megvannak a maga erősségei és gyengeségei, melyeket érdemes mérlegelni mielőtt kiválasztjuk a “Nagy Ő-t”:

Költségek: A dobozos Office csomag megvásárlása egy egyszeri -ám akkor jóval nagyobb- kiadás (kb. 60.000 Ft +ÁFA/doboz), ezzel szemben az Office 365 egy előfizetés, mely éves és havi elköteleződéssel (fizetéssel) is megvásárolható. (Az Office 365 felhasználó alapon licencelődik, vagyis annyi Office 365 előfizetést kell vennem, ahányan használni fogják a szolgáltatást, dobozos verziónál pedig a használt eszközök számával kell beszorozni.)

Frissítések: A Office programokra érkező verziófrissítések a dobozos megoldásban nem elérhetőek, így csak akkor lehetséges az alkalmazások frissítése, ha újra megvásárolja az ember a Office-t. Az Office 365-höz viszont, mindig a legfrissebb Office programok járnak, vagyis automatikusan frissülnek a szolgáltatások újravásárlás nélkül (és minden munkatárs ugyanazt a verziót fogja használni).

2. Nekem az ötöde is elég! Mit is jelent az “5 eszközre telepíthető” Office?

Sokszor találkozunk azzal az ügyfelek felől érkező kérdéssel, hogy mit is jelent az, hogy az Office 365 előfizetésekhez járó Office alkalmazások 5 eszközre telepíthetőek. Egész konkrétan nem egyszer fordult elő, hogy az ügyfél úgy értelmezte ezt a lehetőséget, hogy akkor neki elég ötöd annyi Office 365 előfizetést vásárolnia. Ez példának okáért egy 20 fős cégnél azt jelentette, hogy 20 helyett, 4 Office 365 előfizetést szerettek volna megrendelni.

Sajnos azonban el kell keserítenünk mindenkit, ugyanis ezen az elven nem lehet az Office 365 licencek árán spórolni. Ugyanis az „5 eszközre telepíthető Office” fontos kiegészítője, hogy ez egy felhasználó saját eszközeire vonatkozik: nekem például rajta van a munkahelyi asztali gépemen, valamint a munkahelyi és az otthoni laptopomon is az Office 365-höz járó Office-om és még rátehetném két eszközömre.

Persze felmerül a kérdés, hogy de mi van akkor, ha inkább mégis úgy döntök, hogy szeretem a veszélyt és a kalandot és csak ötödannyi licencet veszek?! Természetesen ebben az esetben is, mint mikor kalózverziójú Office-t tölt le az ember meg van a veszélye, hogy egy esetleges ellenőrzés során komoly pénzbüntetést von maga után a helytelen licencelés. Azonban az igazság az, hogy az ellenőrzés nem annyira ijesztő mumus, hiszen nagyon ritkán kopogtatnak be ténylegesen az ajtónkon ebből a célból. Ami viszont igazi problémát jelenthet, hogyha érzékeli a rendszer, hogy egyszerre többen használják ugyanannál a felhasználónál lévő alkalmazásokat, akkor könnyen belassulhat a program, akár használhatatlanságig is (egyik ügyfelünk tapasztalt hasonlót). Ez pedig nagyon megnehezítheti az alkalmazottak munkáját és csökkentheti a produktivitásukat, ennek pedig senki se örül! (Arról nem is beszélve, hogyha levelezés is tartozik az előfizetéshez, akkor csak egy felhasználói postafiókja lehet az öt embernek).

3. Csomagkalauz, mit tud az Office 365 Egyszemélyes, Otthoni és Vállalati?

Ügyfeleinket az Office 365 kapcsán 3 funkció érdekli leginkább: a levelezés, az Office alkalmazások és a felhő tárhely (csoportwebhely). Ennek megfelelően három Office 365 Vállalati csomag közül választhatnak az emberek: az első az Vállalati alapverzió, ami a levelezést és a tárhelyet foglalja magába; második opció a Vállalati verzió ami a letelepíthető Office alkalmazásokat és a OneDrive tárhelyet tartalmazza; és végül, de nem utolsó sorban ott van még a Vállalati Prémium verzió is, amiben mindhárom funkció benne van. (Hogy kicsit bonyolítsuk a helyzetet az Alap és Prémium verzióban más alkalmazások is vannak, -például Skype for Business- de mi most kicsit leegyszerűsítettük ezt a kérdést).

Ez ideáig rendeben is van, viszont ha megnézi az ember az árakat azt tapasztalja, hogyha szüksége van Office-ra akkor, sokkal olcsóbban jönne ki a cég ha Otthoni, vagy Egyszemélyes verziót venne. Persze ezeknek az előfizetéseknek a neve sokat sejtető, könnyen kikövetkeztethető, hogy milyen célra szánta őket a Microsoft, viszont nyilvános fórumokon az sehol sincsen leírva még apró betűs részben se, hogy ne lehetne céges csomagként használni ezeket. Pedig sajnos nem lehet. Ennek egyik oka, hogyha például levelezésre is szüksége van a vállalkozásnak, akkor az Otthoni és az Egyszemélyes csomag elvből ki esik, mivel ugyan ezek az előfizetésekben benne van az Outlook levelező program, de nem tartalmazzák a konkrét levelezést, az Exchange Online szolgáltatást.

De ha eltekintünk a levelezéstől, akkor sem működőképes, hogy üzleti célokra az Otthoni és az Egyszemélyes verziót a Microsoft szolgáltatási szerződése szerint (ezt akkor kapja meg az ember, ha már megvásárolta a szolgáltatást).

Az  Otthoni és az Egyszemélyes verziót tehát csak akkor válasszuk, ha otthoni használatra van szükségünk Office-ra és OneDrive-ra. Egyszemélyes mellett döntsünk, hogyha otthon csak egy asztali gépünk, vagy laptopunk van, ugyanis ez az előfizetés csak egy eszközre telepíthető. Otthonit pedig akkor vegyünk, ha a családtagjainkat is megszeretnénk lepni Office-szal, ugyanis ez a verzió 5 eszközre telepíthető. (Hivatalos fórumokon mindkét előfizetésnél szerepel, hogy tabletre és telefonra is telepíthető, ennek a lehetőségnek viszont felesleges túlságosan megörülni, ugyanis bárki ingyenesen letöltheti az Office alkalmazásokat tabletre és mobilra is!)

Itt a vége, de komolyan. Ha ideáig eljutottál egy igazi hős vagy, hogy végigolvastad, nem lehetett könnyű, de reméljük hasznos volt. Ha pedig még maradt benned megválaszolatlan kérdés -annál is inkább, hogy a posztban még nem is tértünk ki technikai kérdésekre- állunk rendelkezésedre a +06 1 920 1780-as számon, vagy a chat-en, de akár még a hello@systemfarmer.hu-ra is írhatsz nekünk Office 365 Vállalati előfizetésekkel kapcsolatban! Reméljük nem sokára hallunk felőled :)