Microsoft Teams: Használd a Plannert és maradj rendezett

 In Microsoft, Office 365, teams

A Microsoft Planner (Planner) egy feladatkezelő eszköz, amit igazán hatékonyan tudunk használni pár fős csoportok, projektek menedzselésére kihasználva a vizualitást és átlátható nyilvános felületeket. A Microsoft Teamsbe integráltan pedig még kényelmesebb lett a használata.

 

Mielőtt elkezdenénk használni a Plannert, el kell dönteni, hogy tényleg ez-e az projektmenedzsment eszköz, amire szükségünk van. Érdemes az alábbi kérdéseket feltenni, mielőtt belevágunk a projekt, csoport feladatainak megtervezésébe:

  • Menyire komplex a projekt?
  • Szükség van egy projektmenedzser kinevezésére, hogy irányítsa a csapatot?
  • Vannak a projektnek alprojektjei vagy más ettől függő tevékenységek?
  • Az erőforrássokat és kiadásokat könyvelni kell?
  • Több idősávon fut a projekt mérföldkövekkel?
  • Milyen reportálási követelmények vannak?
  • A projekt csapat tagjai használnak már Teamst valamilyen kontextusban?
  • Formális projektről vagy munkamenetről van szó?
  • Hány fős a projektcsapat?

A válaszok alapján már el tudjuk dönteni, hogy a Planner a megfelelő eszköz számunkra, vagy pedig a nagytestvért, a Microsoft Projectet kell választani. A Teamsbe integrált Planner akkor tud igazán hatékonyan működni, amikor a projekt nem túl összetett, nem kell a menedzseléshez dedikált projektmenedzser, illetve a csapat is kisebb.

A Teamsben a Planner tabokat (lapokat) csatornánként hozhatjuk létre, ezzel biztosíthatjuk, hogy a megfelelő emberek lássák a feladatokat és minden egy helyen legyen, mint a megjegyzéses, dokumentumok, kérdések. Így könnyebben átláthatjuk a folyamatokat, feladatokat, és menedzselhetjük őket.

A csapatmunkát tovább tudja javítani, hogy mindenkinek rálátása van az összes feladatra, átláthatja az egész folyamatot. Ha valakinek éppen van kapacitása, be tud segíteni a többieknek, ha pedig megcsúszik, tudja jelezni, hogy segítségre van szüksége.

De most nézzük meg egy konkrét projekten, hogyan kell a Plannert beállítani a csatornán belül a Teamsben

Planner lap hozzáadása, Bucket (Gyűjtő) lista készítése és a feladatok:

Első lépésként vegyünk egy már létező csoportot (itt O365 Deployment Team) és adjunk egy új lapot + jelre kattintva az General (Általános) csatornához.

083017_0200_microsoftte1-1
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Amikor a lap elkészült, az alapértelmezett bucket egy To do (teendő) lista lesz. A bucketek használatával lehet a feladatokat rendezni és szétosztani (például személyenként, fázisonként, prioritásokként, részlegenként – ami épp a legjobban segíti a munkát)

083017_0200_microsoftte2
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Jelen példában az első To do bucketet átnevezzük Identity & Acces Management-ra, majd az Add a new bucket-re (Új gyűjtő hozzáadása) kattintva létrehozunk két további bucketet.

083017_0200_microsoftte3
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

A következő lépésben a bucketek neve alatt található + jelre kattintva tudunk létrehozni új feladatokat, ahol meg tudjuk adni a feladat nevét (task name), a határidőt (due date) és felelőst tudunk hozzárendelni (assigment).

083017_0200_microsoftte4
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Az Add taskra (Feladat hozzáadása) kattintva már meg is jelenik a feladat a Plannerben

083017_0200_microsoftte5
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Ha rákattintunk a feladat kis kártyájára, felugrik egy nagyobb ablak, amin a részletek láthatóak, például:

  • a Progress (állapot) megváltozott In progress-re (folyamatban)
  • Start date (Kezdő dátum) megváltozott 8/29-re
  • 5 új Checklist (feladatlista) elem került hozzáadásra (megjegyzés: kipipálva a „show on card”  (mutasd a kártyán) elemet, a fő feladatnézetben is látszódnak az alfeladatok)
  • Link egy publikus Microsoft dokumentumhoz az Azure Active Directoryban
  • High priority (nagyon fontos) jelzés a jobb felső sarokban
083017_0200_microsoftte6
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

A részletek kitöltése után egyszerűen csak a felugró ablak mellé kell kattintani és fő tervezőnézet újra előtűnik. A kis kártyán láthatjuk, hogy a szerkesztés részletei bizonyos mértékig látszódnak a feladatnál is, pl. a prioritást jelző fülecske.

083017_0200_microsoftte7
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Közös munka:

Ha a Conversations (Beszélgetések) lapra kattintunk a Teams, azt látjuk, hogy a csevegésben egy új Tab conversation (Lap beszélgetése) kezdődött el a Project Task-nak (ami a Planner lap neve)

083017_0200_microsoftte8
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Ha visszatérünk a Planner lapra, ugyanezt a beszélgetést látjuk az ablak jobb oldalán miután rákattintunk a (chat) ikonra. Munkatársainkat @ jel használatával tudjuk megszólítani a beszélgetésben (@Adele). Az itt írt kommentek a Conversation lapon is láthatóak lesznek.

083017_0200_microsoftte10
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Adele akár a Conversation lapon, akár Project Task beszélgetésben a Planner lapon is tud válaszolni.

083017_0200_microsoftte12
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Amikor Adele elkezd dolgozni a feladaton, rákattint a kis kártyára, egyesével kipiálhatja a sub taskokat (alfeladatokat) a feladatlistában. Ne felejtsük, hogy minden csoporttag láthatja ezeket a műveleteket. Az elkészült alfeladatok mellett egy pipa jelenik meg, a szöveg pedig át lesz húzva.

083017_0200_microsoftte13
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

A Planner egyik érdekes funkciója, hogy a feladatokhoz direkt linket lehet készíteni, hogy a csevegési folyamban (e-mail, vagy belső chat) hivatkozni lehessen rá. Ehhez a a kártyán lévő ellipszisre kell kattintani, majd kijelölni a Copy link to task (Másold ki a feladat linkjét) opciót. Ez egy közvetlen hiperlinket fog készíteni a feladathoz, amit már kontrolcékontrolvézhetünk is.

083017_0200_microsoftte14
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/
083017_0200_microsoftte15
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

A Plannar lap egésze is kimásolható könnyen kezelhető hiperlinkként, hasonló módon a lap jobb felső sarkában lévő ellipszisre kattintva. Hasznos funkció, főleg ha egy csoporton kívüli vezetőnek kell azonnali hozzáférést adni a teljes feladatlistához.

083017_0200_microsoftte16
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/
083017_0200_microsoftte17
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

A feladatok megjelölése befejezettként:

 

Amikor egy feladat elkészült, itt az ideje, hogy befejezettként jelöljük meg. Az egérkurzort a feladat fölé húzva a Planner lapon, a jobb felső sarokban egy pipa jelenik meg (és zöldre is változik)

083017_0200_microsoftte18
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Rákattintva a pipára a feladatot befejezettként jelöljök meg és a feladat a bucket alá kerül, ami azt jelenti, hogy készen van:

083017_0200_microsoftte19
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

A feladat státusz áttekintése:

A feladatok státuszai könnyen áttekinthetőek a Planner tabon. A vizuális áttekintés megkönnyítheti az értekezletek menetét, ahol mindenkinek egy két pillanat alatt fel lehet mérni, hogy melyik feladattal hol tart és csak az igazán fontos kérdésekről kell beszélni. De cégkultúrától függően akár az ilyen jellegű meetingeket feleslegessé is teheti az alkalmazás, hiszen mindenki valós időben látja a projekt állását.
Viszont ha csapatvezetőként riportálái kötelezettdséged van, a Planner akkor is segít: a feladatok státuszáról pár kattintással lehet kimutatásokat képezni majd azokat bemásolni egy prezentációba.

Ehhez be kell lépni egy webböngészőbe, hogy elérjük Planner felületét az Office 365 alkalmazások között a Teamsben a Planner lapon a  ikonra kattintva.

083017_0200_microsoftte21
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

A webes felület bal tetején kattintsunk a (Kimutatások) gombra, majd az új nézetben elénk tárulnak a feladatok státuszai vizuális formában. Bal oldalt egy gyűrű-diagram lesz a feladatok állapotával: Nem kezdődött el, Folyamatban, Késésben, Befejezve. Jobb oldalon pedig egy horizontális sávdiagramon az látható, hogy kinek hány feladata van.

083017_0200_microsoftte23
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

A Planner alkalmazásban a „kedvenc” projektekről láthatsz egy összefoglalást:

083017_0200_microsoftte24
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

A neked kiosztott feladatok megtekintése:

Ha szeretnéd megnézni az összes feladatot, amit a többek (vagy te Magad) adtad saját magadnak, úgy klikkelj a My tasks (Saját feladatok) gombra a Planner bal oldalán. Itt vagy státusz, vagy projektek szerint lehet csoportosítani a feladatokat.

Megjegyzés: ha van lejárt határidejű feladatunk, úgy a dátum pirossal kiemelve jelenik meg a feladat neve alatt

083017_0200_microsoftte25
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/
083017_0200_microsoftte26
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Mobilalkalmazás:

A Planner mobilalkalmazás formájában is elérhető, így már okostelefonon is meg tudjuk nézni a feladatokat. Hasonlóan a böngészőhöz itt is állapot és projektek szerint tudunk csoportosítani.

083017_1716_microsoftte1
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/
083017_1716_microsoftte2
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/
083017_1716_microsoftte3
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Ha rákattintunk valamelyik feladatra, egy már korábban látott szerkesztő kártya ugrik fel.

083017_1716_microsoftte4
https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/30/microsoft-teams-using-planner-to-stay-organized/

Konklúzió: a Microsoft Planner legnagyobb előnye a vizualitásban és az egyszerű használatban rejlik, amivel megkönnyíthetjük a csoportmunkát.

 

Érdekesnek találtad a témát? Add meg e-mail címed és mi elküldjük neked hónap végén négy legnépszerűbb blogbejegyzésünket!

 

Blogposzt hírlevél regisztráció
Sending
Recent Posts

Start typing and press Enter to search

Microsoft Teamsmeanwhile