OneDrive

Az Office 365 csapatmunka eszközei: OneDrive for Business

A csapatmunka nem csak a munkahelyünkön játszik nagy szerepet az életünkben, hanem azon kívül is. Együtt kell működnünk a kollégáinkkal csapatokba és részlegekbe rendeződve mindenféle projektben. De mi a közös az összes ilyen tevékenységben? A tartalom.

Folyamatosan együtt kell dolgoznunk. Látod? Ez a cikk is csapatmunka eredményeként kerül ki az oldalunkra. A tartalmakon való együttműködés olyannyira fontossá vált napjainkban, hogy ez a különböző, specifikus appok és szolgáltatások teljes tárházát hozta magával – Box, Dropbox, ismerős ugye? A versenyben a Microsoft sem maradhatott le és előállt a saját megoldásával: a Microsoft 365-tel.

A Microsoft 365, ezen belül is az Office 365 lehetővé teszi a csapatmunkát és tartalmakon való együttműködést alkalmazások széles választékának segítségével. A mostani cikksorozat annak a három szolgáltatásnak az előnyeire és a hátrányai fog koncentrálni, amik a Microsoft megoldásának gerincét alkotják a modern munkahelyen:

Az első részben átnézzük a dokumentum megosztást és az együttműködést a OneDrive segítségével.

A OneDrive-on belüli együttműködés ismertető jegyei

Tegyük fel, hogy a Contoso Electronics marketing csapatának vagy a tagja. A kollégáiddal a Microsoft Teams felületét használjátok a fájlok megosztására. Alexis, a felettesed, megkér, hogy állíts össze egy prezentációt a következő meetingre. Minden tartalom, ami felkerül a Teamsbe, elérhető lesz mindenki számára a marketing csapatban, ezért nem gondolod, hogy egy új prezentációt közvetlenül egy ilyen megosztott helyen kellene létrehozni.

Itt jön a képbe a OneDrive. Ez az egyablakos megoldás, ahol minden személyes fájlodat tárolni tudod, sőt!

  • Innen könnyen megoszthatod a fájljaidat a cégen belül és kívül is.
  • Integrálva van a Microsoft Fájlkezelőbe és közvetlenül biztosítja az offline hozzáférést a fájlokhoz.
  • Minden fájlodhoz könnyedén hozzá tudsz férni minden mobileszközödről is.

Elkezdesz dolgozni a prezentáción a OneDrive-odban. Mint minden más tartalom, amit a OneDrive-ban tárolsz, privát lesz, mert ez az alapbeállítás. Ezután te döntöd el, hogy mikor van itt az ideje, hogy megoszd másokkal.

Amikor ennek eljön az ideje, meg kell kérdezned magadat, hogy mégis kivel szeretnéd ezt megosztani? Ha a válasz az, hogy az összes kollégáddal, akkor ez a fájl már nem való a OneDrive tárhelyedre, helyezd át gyorsan a megfelelő Teams csoportba.

Dokumentum megosztása OneDrive-val

Most már készen állsz arra, hogy megoszd a prezentációdat, kollégáddal Aldóval, hogy átnézze és elmondja  a véleményét. A prezentáció megosztása hihetetlenül könnyű a OneDrive-val. Csak válaszd ki a keresett fájlt, és kattints a megosztásra:

A OneDrive ezután rá fog kérdezni, hogy kivel szeretnéd megosztani a fájlt a link segítségével. Bár ez egyszerű kérdésnek tűnik, több válasz is lehetséges. Nézzük meg a lehetőségeket:

  • Bárki – ez a lehetőség csak akkor érhető el, ha a teljes cégre vonatkozóan az Office 365 vagy OneDrive adminisztrátor bekapcsolta a névtelen megosztás funkciót. De erről majd később.
  • A Contosón belüli személyek – ez az opció lehetővé teszi, hogy minden munkatársad hozzáférjen a linken keresztül a fájlhoz. Ha ezt szeretnéd, akkor érdemes a fájlt átmozgatni a közös együttműködési tárhelyre (pl. SharePoint).
  • Személyek már létező hozzáférésekkel – ez a lehetőség csak akkor aktív, ha egyszer már meg volt osztva a fájl a célszemélyekkel.
  • Konkrét személyek – a megosztott link csak azoknak a személyeknek fog működni, akiket erre kijelölsz. Ez a legtöbbet használt megosztási lehetőség a OneDrive-ban.

Az üzleti felhasználóknak elmagyarázni a különbséget a négy lehetőség között gyakran nehézségekbe ütközik a bevezetés során. Emiatt nagyon hasznosnak gondolom, ha a cég adminisztrátora beállít egy alapértelmezett megosztási típust. Ezt a OneDrive Adminisztrációs Centerében lehet beállítani. 3 lehetőség van, és ezek közül bármelyik lehet az alapértelmezett:

  • Megosztható: a link birtokában bárki meg tudja nyitni és meg tudja osztani a dokumentumot.
  • Belső: csak a cégen belüli személyek tudják megnyitni és megosztani a dokumentumot.
  • Közvetlen: csak bizonyos személyek tudják megnyitni és megosztani a dokumentumot.

Ha észrevetted egy opció hiányzik innét: a megosztás már létező hozzáféréssel rendelkező személyekhez. Ha ez az opció elérhető lenne, ez lenne a személyes kedvencem, hiszen rengetegszer érkeznek olyan kérések, hogy korábban megosztott dokumentumot osszunk meg újra. Ennek az opciónak a hiányában azt javaslom, hogy az alapbeállítás legyen a Belső megosztás. Viszont semmiképpen sem javaslom a Megosztható beállítást, hiszen nem tudok elképzelni olyan helyzetet, amikor kifejezetten azt szeretnéd, hogy munkatársaid bármilyen belső dokumentumot bárkivel, névtelenül megosszanak. Ezt meg tudod akadályozni, ha kikapcsolod az Office 365 Adminisztrációs Centerben ezt a megosztási lehetőséget.

Végre befejezted a prezentáció első vázlatát. Szeretnél visszajelzéseket kérni a munkatársaidtól, hogy tökéletes legyen a meetingre. Ezért megkéred Aldót, hogy mondja el a véleményét a munkádról:

Aldo beérkezett levelei között fogja megtalálni a prezentáció linkjét. Te pedig értesítést kapsz arról, ha ő rákattint a linkre.

Szerény véleményem szerint az e-mail értesítés teljesen haszontalan, de rengeteg ember van, aki ezzel biztosan nem ért egyet. Figyelmeztetés: ha egyszer rákattintasz a leiratkozás gombra, akkor már nem lehet újra feliratkozni.

Bizalmasan megosztottad a prezentációt Aldó-val. Viszont ha ő bármilyen oknál fogva úgy dönt, hogy ezt meg akarja osztani másokkal is (milyen udvariatlan), arról mindketten értesítést fogtok kapni:

Eldöntheted, hogy ezt a megosztást elfogadod-e:

Ezt az alapértelmezett beállítást az email utolsó sorára kattintva átállíthatod. Személy szerint én ezt nem ajánlom, hiszen mindig jó érzés, hogy van kontrollod a dolgaid felett.

Menedzseld a megosztott OneDrive tartalmat

A OneDrive Megosztott része tartalmazza az összes olyan fájlt, amit vagy Te osztottál meg másokkal, vagy Veled osztottak meg. A prezentációt már nem akarod megosztani Aldóval? Állítsd át pár kattintással privátra:

Megnyílik a Hozzáférések kezelése menü:

Ebben a menüben átállíthatod a hozzáférés típusát Szerkesztésről Megtekintésre (vagy fordítva) vagy le is állíthatod teljesen a megosztást.

Link másolása vagy link megosztása?

Az előzőekben úgy osztottuk meg a fájlt, hogy a Megosztásra kattintottam, de bizonyára észrevetted, hogy van egy Link másolása lehetőség is. A legjelentősebb különbség a két megoldás között, hogy a link másolása esetén nem fogsz emailben értesítést kapni arról, ha a célszemély megnézte azt. Ezzel az opcióval létrehozol egy manuálisan másolható linket, amit be lehet illeszteni levélbe vagy akár chatbe is. Menedzselni pedig a Hozzáférések kezelése menüben tudod.

Winsows Fájlkezelő: a kritikus OneDrive adaptációs driver

Annak ellenére, hogy a OneDrive böngésző-beli használatának sok előnye van, mégis szükség van a Fájlkezelőre az igazán sikeres használathoz. Az üzleti felhasználók éveken keresztül dolgoztak a Fájlkezelőben. Emlékszel? Ez akkor volt, amikor a fájljaid a Dokumentumokban vagy a helyi szerveren voltak tárolva. Minden nap többször is használtad a Fájlkezelőt, hogy szerkeszd a fájlokat. Sok felhasználó számára a kiismert környezet kötelező elhagyása egy webes felületért már egy lépéssel több lehet, mint amit el tudnak viselni. Több adaptációs workshop és tréning során is találkoztam ezzel a problémával. Emiatt igencsak ajánlom, hogy használjátok a OneDrive Files On-Demand funkcióját, ami a rendszer hatalmas előnye és könnyebbé teszi a OneDrive bevezetését.

Nézzük meg:

Csak három ikont kell elmagyaráznod a felhasználóknak:

  • Felhő – azok a fájlok, amik mellett ez az ikon szerepel, a felhőben vannak és nem foglalnak helyet a gépeden. Minden csak online, internetkapcsolat mellett érhető el. Az aktuális eszközödre csak akkor lesz letöltve, ha megnyitod.
  • Fehér kör zöld pipával – amikor megnyitsz egy online-only fájlt, akkor az letöltődik a gépedre és később helyileg is, offline elérhető lesz. Viszont, ha az eszközön tárhelyet kell felszabadítanod, akkor visszateheted a fájlt a felhőbe. Csak kattints rá jobb gombbal és válaszd ki a Tárterület felszabadítását.
  • Zöld kör fehér pipával – ezek olyan fájlok, amik mindig le fognak töltődni a gépedre, hiszen beállítottad rajtuk a Mindig maradjanak ezen az eszközön funkciót. Akkor is elérhetőek, ha éppen offline vagy. (De persze a más eszközön végzett frissítések, változtatások letöltéséhez internet kell).

A felhasználók pedig egy kattintással eldönthetik, hogy melyik fájljuk milyen státuszban legyen.

Nézzük meg az előző, marketinges folyamatunkat, a prezentációt megoszthatod Fájlkezelőből is:

A megosztási élmény pontosan ugyanez lesz, mint korábban a böngészőben volt. Fantasztikus! Viszont, bizonyos funkciók hiányozni fognak a Fájlkezelőből:

  • Legutóbbi fájlok: a OneDrive-on belül nemrég megtekintettél, használtál.
  • Megosztott: azoknak a fájloknak a listája, amiket veled osztottak meg vagy te osztottál meg.
  • Felfedezés: a Microsoft Graph ajánl neked releváns fájlokat a SharePoint oldalaidról.
  • Lomtár: tartalmazza az összes törölt fájlt 90 napig.
  • SharePoint csapat oldalak: a OneDrive-odon keresztül el tudod érni a SharePoint oldalaid fájljait is.
  • OneDrive visszaállítás: ha egy rosszindulatú program letörölte az összes adatot, akkor 30 napig visszaállíthatod a OneDrive teljes tartalmát.

Talán a Lomtáron és a Megosztott mappán kívül nem is igazán hiányzik semmi a Fájlkezelőből. Hogyan lehet kombinálni a két megoldást? Úgy szoktam kezdeni az üzleti felhasználók oktatását, hogy először megmutatom nekik a Fájlkezelőben elérhető opciókat, mint

  • Fájl megosztás
  • Fájl menedzselés (létrehozás, módosítás, mozgatás, másolás és törlés)
  • Fájl közös szerkesztése.

Amikor a felhasználók már magabiztosan tudják használni ezeket, akkor váltok át a böngészős nézetre. Lépésről lépésre. A bevezetés előtt érdemes átnézni a Microsoft hivatalos adaptációs eszközeit (Itt tudod elérni).

Külső megosztás OneDrive-val

Ez a része az írásnak viszonylag rövid lesz, mert nincs nagy különbség a külső és a belső megosztás között, a küldő nézőpontjából. A fogadó fél tapasztalata kicsit eltérhet, attól függően, hogy a megosztott fájl szervezeten belüli vagy kívüli volt. A külsős címzettek egy olyan emailt kapnak, ami tartalmazza a linket a megosztott tartalomhoz. Rákattintva a linkre a következő párbeszédpanel ugrik fel:

Amint a címzettek beírják az email címüket, a következőt fogják látni:

Ez egy olyan kiegészítő biztonsági lépés, ami a külső címzettek azonosítására szolgál.

Legyen a OneDrive-od biztonságban

Az a tartalom, ami a OneDrive-ba kerül fel, kevesebb felügyeletet kap, mint a SharePoint csapatweboldalakon találhatóak. Ez legfőképpen azért van, mert nincs közösségi kontroll. Ha többen dolgoznak egy fájlon, meg lehet nekik mondani, hogy ne töltsék le azt a saját eszközükre, de egyáltalán nincs mód ezt ellenőrizni. A felhasználóknak – alap esetben – meg van engedve, hogy külsősökkel és belsősökkel is megosszák a tartalmakat, és ezzel nincs is különösebben semmilyen nagy baj. Szerencsére rendelkezésedre állnak olyan védelmi eszközök, melyek segítségével biztonságban tudhatod a kritikus tartalmakat és megakadályozhatod az adatvesztést.

  • Azure Infromation Protection (AIP)
  • Mobile Device Management (MDM) és Mobile Application Management (MAM)

Azure Infromation Protection

Amikor a munkatársaid elkezdik megosztani a fájlokat külső vagy belső személyekkel, akkor nincs semmilyen olyan gyári garancia, ami biztosítaná, hogy ezek nem fognak harmadik fél illetéktelen kezébe kerülni. Az Azure Information Protection itt lép életbe. Az AIP lehetővé teszi a tartalom címkézését, hogy további biztonsági funkciókat kapcsolhass be. Például, ha valami a „szigorúan bizalmas” címkével van ellátva, akkor annak a nyomtatása, szerkesztése és offline elérése is le lehet tiltva.

Olvass tovább…

Mobile Device Management and Mobile Application management

A mobileszközök használata ma már a mindennapi munka része. A OneDrive segítségével a mobil munka minden előnyét élvezhetik a munkatársaid: bárhonnét hozzáférhetnek a személyes és a munka fájljaikhoz és a SharePoint csoportokban tárolt dokumentumokhoz is. Most, hogy ezt leírtam, egyből szembe tűnik a nem is olyan kicsi kockázat: a munkatársak elveszíthetik mobileszközeiket, ami pedig nagy valószínűséggel az érzékeny tartalmak nyilvánosságra kerülésével jár. Ha be van kapcsolva a Mobile Device Management az Office 365-ben, akkor a kompromittált eszközöket távolról is tudjuk törölni. A munkatársaid a saját eszközüket használják munkára? Ez esetben kapcsold be a Mobile Application Management with Intune-t. Ez a megoldás lehetővé teszi, hogy bármilyen eszközről biztonságos környezetben lehessen dolgozni. Ha egy eszköz elveszne, a MAM csak a OneDrive alkalmazást fogja letörölni, a többi, személyes tartalmat érintetlenül hagyja.

OneDrive? Most már egy életképes együttműködési eszköz

A OneDrive múltja nagyon sötét. Most nem megyek bele a részletekbe, de elegendő azt mondanom, hogy volt idő, amikor a használatát egyáltalán nem javasoltam volna. Szerencsére azok a napok már elmúltak. A OneDrive ma már egy remek tartatalomszerkesztő megoldás az Office 365-ben. Lehetővé teszi a felhasználóknak, hogy a fájljaikat a felhőben tárolják, azokat meg tudják osztani mind belső, mind külső felhasználókkal, hogy azokat közösen tudják szerkeszteni.

A következő részben megnézzük, hogy a Microsoft Teams hogyan illik a tartalomszerkesztési munkafolyamatba