Az Office 365 csapatmunka eszközei: Microsoft Teams

A Microsoft 365, ezen belül is az Office 365 lehetővé teszi a csapatmunkát és tartalmakon való együttműködést alkalmazások széles választékával. A mostani cikksorozat annak a három szolgáltatásnak az előnyeire és a hátrányai fog koncentrálni, amik a Microsoft megoldásának a gerincét alkotják a modern munkahelyen:

A második részben a Microsoft Teams (Teams) céljait és funkcióit fogjuk alaposan körbejárni

  • rész: OneDrive
  • rész: Microsoft Teams
  • rész: Sharepoint

A legfőbb csapatmunka funkciók a Microsoft Teams-ben

Tegyük fel, hogy a Contoso Electronics-nál egy új termék indítási csapatánál dolgozol. A termék a cég új zászlóshajója, a X1050. Mivel többen is részt vesztek a folyamatban, így szükségetek van egy helyre, ahol a lehetőségetek van megosztani és szerkeszteni a tartalmakat. Ebben a pillanatban lép akcióba a Teams, hiszen egy mindennapi központot biztosít a csapatmunka számára. Rengeteg olyan beépített funkciója van, ami támogatni tudja az X1050 bevezetésén dolgozó csapatot, úgy mint:

  • az azonnali üzenetek és az audio / video chatek segítségével kötetlenül tudtok kommunikálni
  • az élő meetingeken mindenki részt vehet, de a biztonság kedvéért fel is lehet őket venni
  • integráció más Office 365 alkalmazásokkal, mint a Planner, és más harmadik fél által fejlesztett alkalmazásokkal
  • mobil alkalmazás, hogy út közben is a csapattal maradhassunk

Megosztás, csatornák és chat

A munkanap elején nyisd meg a Teams-t, és keress rá kedvenc csatornáidra:

A csatornák arra szolgálnak, hogy a beszélgetések egy-egy témára fókuszáljanak, és annak minden részletét körül tudjátok járni, jelen esetben az X1050 piacra viteli tervét. Emily, a menedzsered, neked adta a megtisztelő feladatot, hogy készítsd el ennek a tervnek a prezentációját. Már összeállt a prezentáció első változatát a kollégád, Joni segítségével a OneDrive-ban, de most már készen áll arra, hogy megmutasd a többieknek is. Többféleképpen is meg tudsz osztani fájlokat a Teams csoportban.

  1. módszer: Közvetlenül a csoport beszélgetésében, a gémkapocs ikonra kattintva feltöltheted a prezentáció másolatát. Viszont én ezt a megoldást nem javaslom, mert így már két darab lesz a prezentációból, és a későbbiekben nehéz lesz nyomon követni a változásokat.2. módszer: A fájlt közvetlenül a OneDrive-ból át tudod mozgatni a Teamsbe. Szerintem ez a legjobb opció, hiszen így nem keletkeznek felesleges másolatok a fájlból.

A megosztás után a következő feladat a prezentációval a közös szerkesztés a csapattársaiddal. A piacra viteli terv csatornáján lépj a Fájlok fülre és kattints a prezentációra jobb klikkel (vagy a 3 pöttyre a sor végén) és válaszd ki a „Make this tab” (csinálj ebből fület) opciót.

Az újonnan kreált fül egyből látható lesz minden csapattag számára

Ahhoz, hogy megkérd a többieket, hogy adjanak visszajelzést, a leggyorsabb, ha jobb oldalon megnyitod a fülhöz tartozó chat ablakot és elindítasz egy új beszélgetést.

Ha a @channel megemlítést használod, akkor az értesítést csak azok kapják meg, akik ebben a csatornában vannak. Ezen kívül használhatod a @team funkciót is, akkor viszont a csapat minden tagja megkapja az értesítést. Bölcsen válassz az említések között.

Miután kiraktad az üzenetet a kollégád, Joni válaszol is:

Ebben rejlik a Teams ereje használat közben: nincsenek emailek, csak egy egyszerű chat, ami minden modern funkcióval rendelkezik, amit csak elvárhatsz tőle:

  • lájkolási lehetőség
  • @említések
  • emojik
  • gifek
  • szerkeszthető matricák

Ezeken felül a chat ablak egy fejlett szerkesztővel rendelkezik, ami elég sok formázási lehetőséget biztosít.

A csapattagjaid meg tudják nyitni a prezentációt a Teams-ben, az Office Online-ban, vagy akár az asztali alkalmazáson keresztül is, a szerkesztés pedig mindegyik változatban elérhető. Használhatjátok az Office 365 beépített chat funkcióját is, hogy megvitassátok a visszajelzéseket, valós időben.

Ez a megoldás megakadályozza a lehetséges tartalmi problémákat és tiszta elvárásokat fektet le. Egyszer csak, az egyik csapattag egy érdekes kommentet tesz közzé:

Microsoft Teams és a Planner

Planner! Ez a könnyű súlyú feladatkezelő eszköz egy különálló szolgáltatás az Office 365-ben, de szoroson integrálva van a Teams-be. Ha elindítasz egy új csatornát, egyből csatlakoztathatsz hozzá egy Planner fület:

Gyorsan hozzá is tudsz rendelni feladatokat a megfelelő csapattaghoz:

A Planner azt is lehetővé teszi, hogy a feladatokhoz hozzá rendeld a fájlokat:

A feladathoz rendelt csapattag így már tudja, hogy melyik fájlt – jelen esetben a prezentációt – használja fel a feladatához. Figyelem: a Teams fülön nem tudsz fájlokat feltölteni, ez csak a különálló Plannerben lehetséges.

Értekezlet ütemezése a Microsoft Teams-ben

Térjünk vissza a Teams-hez. Miután a többiek elmondták a véleményüket a prezentációról, készen állsz arra, hogy végső verziót bemutasd. A Teams össze van kötve az Exchange Online-nal, így létrehozhatsz egy értekezletet itt is:

A Válasszon ki egy csatornát az értekezlethez opciónál tudod beállítani, hogy melyik csatornán szeretnéd megtartani a meetinget. Ha az értekezlet ütemezésre került, látható lesz a csatorna hírfolyamában is.

Az értekezlet a Te naptáradba automatikusan bekerül, mert Te vagy a szervező. A többi résztvevőnek viszont manuálisan kell ezt megtenni. Az esemény részleteinél lesz erre egy kattintható opció. Könnyű! Mivel az értekezlet a Teams-ben lett létrehozva, itt is lesz megtartva:

A Teams videó chatje lehetőséget ad arra, hogy a megosztott képernyőn elhomályosítsd a hátteret, mint ahogy arra is, hogy az értekezletet felvedd, hogy a többi munkatársad később megnézhesse. Ezek a felvételek a Microsoft Streamben vannak elmentve. Privát a csatorna? Ne aggódj, az engedélyek, amik érvényesek a Teams-ben, a Streamben is meglesznek.

Dolgozz külsősökkel a Microsoft Teams-ben

Miután a cégen belül véglegesítettétek a prezentációt, kiderült, hogy egy külsős marketing céggel együtt kell dolgoznotok, az Easterfielddel, hogy segítsen X1050 bevezetésében.

Sajnos, a fájlokat magukban nem lehet megosztani. Ezért meghívót kell küldeni a külsősöknek, akik viszont így az egész Teams csatornához hozzá fognak férni. Ez sajnos sok esetben nem a legideálisabb megoldás. A sorozat következő részében, megnézzük, ilyen helyzetekkel mit lehet kezdeni a SharePointban, mint alternatív megoldás.

A külső partner, aki korábban már használta a Teams-t a következő felületet fogja látni:

Saját tapasztalatom szerint nagyon nehéz mindig mindenről tudni, miközben több külső partnerrel is együtt kell dolgozni. Javaslom, hogy kérd meg a többieket, hogy a fontosabb kérdéseknél, témáknál használják a @mention funkciót, hogy biztosan kapj ezekről értesítéseket.

A külső partnerek számára van pár alapbeállítás, ami elérhető. A Microsoft ezeket fantasztikus módon összegyűjtötte és dokumentálta. (Itt megtekintheted)

Hogy a vendégek is dolgozhassanak a csapatban, a megfelelő opciókat kell aktiválni. Ha nem tudsz vendégeket hívni, akkor szólj az Office 365 adminisztrátornak. Az ő szerepe nagyon fontos az Office 365 és Teams külső megosztásaiban, így mindig be kell vonnod a terveidbe, ha ilyenre készülsz.

A tartalmi együttműködések irányítása a Teams-ben

A Teams-t természetéből adódóan nehéz beállítani, mivel össze van kötve az Office 365 csoportokkal is. Vagyis amikor létrehozol egy új Teams csapatot, akkor ezzel együtt létrehozol még egy:

  • Exchange Online postafiókot és naptárat. Automatikusan ezek nem jelennek meg az Outlookban. Ezeknek az eléréshez a csoport SharePoint oldalán kell megnyitni a Beszélgetéseket.
  • SharePoint Online csoport oldalt,
  • OneNote jegyzetfüzetet
  • PowerBI munkafelületet
  • Stream csoportot. Ennek a létrehozása eltarthat egy ideig, nem lesz azonnal elérhető.

Egy irányítási stratégia tehát elengedhetetlen, hogy menedzselni tudd a modern munkahely hatásait. Legyél benne teljesen biztos, hogy ti stratégiátok lefedi az alábbi területeket. (A linkeket csatoltuk mindegyik fókuszterülethez)

A Teams fájlokat kezelő része megengedi a csatlakozást külsős felhő-alapú tárhelyekhez (pl. Dropbox). Ha ez az opció nincs kikapcsolva, akkor semmilyen rálátásotok nem lesz, hogy milyen tartalom hagyta el az Office 365 környezetet. Az előző részben a OneDrive-ról volt szó. Megnéztük a különböző kapcsolódó biztonsági funkciókat, az adatok osztályozását, a mobil eszköz menedzsmentet és a mobil applikáció menedzsmentet is. Természetesen ezek a tanácsok érvényesek a Teams-re is.

A Teams bevezetése és oktatás

A Teams-et üzleti felhasználókra tervezték. A felhasználó barát megjelenése és az integráció más, Office 365-ös szolgáltatásokkal segít abban, hogy az új felhasználók már az első használatkor is könnyen, gyorsan kiigazodtak rajta. Most, hogy ezt leírtam, mondanom sem kell, hogy a bevezetés létfontosságú. Nem lehet egyszerűen csak ledemózni a Teams-t, majd egy csapat felhasználót otthagyni vele és sok sikert kívánni nekik. El kell magyarázni, hogy a Teams hogyan tud beépülni a napi munkafolyamatokba. Ne felejtsd el, hogy lehet a technológia bármilyen nagyszerű, ha annak nincs semmilyen tisztán látható üzleti értéke, nem lesz sikeres. Azt tanácsolom, hogy a bevezetés során beszélgetni kell az emberekkel, akiknek fontos, hogy együtt tudjanak dolgozni. Össze kell gyűjteni az elvárásokat és ezeket össze kell hasonlítani a Teams-ben található funkciókkal. Mutasd meg hogy működik a Teams életszerű példákkal, hogy az értéket is egyből lássák a végfelhasználók. Amikor pedig a szervezet tovább akar fejlődni, biztosítani kell képzéseket, hogy a bevezetés biztosan sikeres legyen.

A Microsoft rengeteg tartalmat összegyűjtött erről a témáról. Szerintem érdemes itt kezdeni:

A Microsoft Teams és a OneDrive a páros, ami az égben köttetett

A Teams egy intuitív, könnyen használható eszköz, ami ideális a tartalmakon való együttműködéshez részlegen vagy csapaton belül. Ezek miatt estem szerelembe a Teams-szel már az az első pillanatban. Az integráció a OneDrive-val pedig lehetővé teszi, hogy a felhasználók privát környezetben kezdjenek el dolgozni, majd pedig azokat könnyedén át tudják mozgatni a közösségi tárhelybe, amikor már készen állnak az együttműködésre a csapat minden tagjával. Erre a fajta együttműködésre van a modern világnak szüksége!

A következő részben a SharePoint-os együttműködést fogom kivesézni, maradjatok velünk!