Az e-mailezés napjainkban az egyik legnépszerűbb kommunikációs forma, hiszen gyors, nyomon követhető, archiválható – épp ezért használják a vállalatok is üzleti levelezés lebonyolítására. A céges e-mail cím menedzselése – milyen e-mail küldő programot használjon a vállalkozás, mennyi tárhely szükséges a levelezéshez stb. – olyan informatikai kérdés, amire segítségünkkel könnyűszerrel megtalálhatod a választ. Olvasd el blogbejegyzésünket!

Miért van szükség céges e-mail létrehozására?

A céges e-mail cím a munkahelyen azért szükséges, mert lehetővé teszi, hogy a vállalat szervezete és munkatársai egységesen és hatékonyan kommunikáljanak egymással, valamint az ügyfelekkel, partnerekkel, hatóságokkal stb. Mindemellett az üzleti levelezés olyan kommunikációs forma, amelyet a vállalatok használnak, hogy üzleti kapcsolataikat karbantartsák és szolgáltatásaikat vagy termékeiket értékesítsék. A céges levélváltás az egyik legfontosabb kommunikációs eszköz a vállalatok számára, mivel lehetővé teszi, hogy a munkatársak írásban kommunikáljanak és dokumentálják a megbeszéléseket, ajánlatokat, szerződéseket és egyéb fontos információkat.
Az üzleti levelezés előnyei közé tartozik a következők:

  1. Megbízhatóság és hitelesség: a céges levelezés megbízható és hiteles kommunikációs forma, amely megfelelő üzleti etikettel és formátummal biztosítja, hogy az üzenetek világosak és pontosak legyenek.
  2. Hatékonyság: Lehetővé teszi, hogy az információk gyorsan és hatékonyan jussanak el a címzettekhez, és egyidejűleg nagyobb számú címzetthez is.
  3. Archiválhatóság: Az üzleti levelezés archiválható, így a fontos információk és dokumentumok később könnyen hozzáférhetők és visszakereshetők.
  4. Személyre szabhatóság: Személyre szabott kommunikációt tesz lehetővé, és egyes esetekben személyre szóló ajánlatokat és egyéb információkat lehet küldeni a címzetteknek.
  5. Az ingyenes email szolgáltatásokkal ellentétben védettebb és adatbiztonság szempontjából is megbízhatóbb az üzleti levelézési szolgáltatás.
üzleti levelezés bevezetése

Mire lesz szükséged céges e-mail cím létrehozásához?

Céges e-mail cím létrehozásához általában a következőkre van szükség:

  1. Domain név + webtárhely: A domain név az az internetes cím, amelyet a vállalkozás használni szeretne az e-mail címeihez. Például, ha a cég neve ABC Kft., akkor a domain nevük lehet abc.hu vagy abc.com stb. Vannak olyan webtárhelyek, amelyek esetében ingyenesen tudunk létrehozni céges e-mail címeket.
  2. E-mail szolgáltató: A céges e-mail fiókok kezeléséhez szükség van egy e-mail szolgáltatóra. A szolgáltató segítségével az e-mail címeket létre lehet hozni, és az e-maileket kezelni lehet.
  3. E-mail kliens: Az e-mail kliens olyan szoftver, amely lehetővé teszi az e-mailek küldését és fogadását az e-mail fiókokból. Ilyen például a Microsoft Outlook program. Az e-mail kliens lehet a számítógépen telepített szoftver, vagy egy online alkalmazás.

Céges e-mail cím kezelése Microsoft Outlookkal

A Microsoft Outlook egy népszerű e-mail alkalmazás végfelhasználóknak, amely része a Microsoft Office 365 szoftvercsomagnak. A Microsoft felhőalkalmazása lehetővé teszi az e-mailek kezelését, az ütemezési feladatokat, a naptárfunkciókat és az értesítések beállítását is. Ezen felül az Outlook több olyan munkatársaknak fontos szolgáltatást is kínál, mint például a levelezési listák, a feladó blokkolás és a levelezési szabályok beállítása.
Az Outlook alkalmas üzleti levelezésre, mert többek között a következő funkciókat kínálja:

  1. Szinkronizáció: Szinkronizálja az e-maileket és naptári bejegyzéseket az Microsoft 365 fiókkal.
  2. Több fiók kezelése: Több e-mail fiók is egyszerre kezelhető, például a személyes és a cég e-mail cím is.
  3. Időzített küldés: Az Outlookban lehetőség van az e-mailek időzített küldésére, így nem kell aggódni, hogy az e-mail túl korán vagy túl későn érkezik.
  4. Egyéni beállítások: Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy testre szabják a programot, például az értesítések hangját, az e-mail sablonokat, címkéket és a céges aláírást.
  5. Céges naptár: Az Outlookban egy helyen láthatjuk céges eseményeinket és közvetlenül jelezhetünk vissza meghívóinkra.
    Összefoglalva: az Outlook biztonságos, kompatibilis és megbízható rendszer, amely támogatja a legtöbb e-mail szolgáltatást, így könnyen integrálható a cég széles körű kommunikációs és kollaborációs rendszerébe. Segít az üzleti kapcsolatok és a projektmenedzsment hatékonyabb kezelésében, és megkönnyíti az üzleti kommunikációt a kollégák, partnerek és ügyfelek között.

Céges e-mail cím hozzáadása a vállalati Microsoft Outlook fiókhoz

Szerződött partnereinknek akár 24/7 támogatást nyújtunk, amelynek része például az is, hogy új felhasználókat adunk hozzá az üzleti Office 365 előfizetésekhez. Outlookban egyébként számos különböző e-mail-fiók felvehető, például Microsoft 365, Exchange, Gmail, Yahoo vagy épp iCloud.
A céges e-mail cím felvétele az Outlookban nagyon egyszerű:

  1. Nyisd meg az Outlook programot, és kattints a “Fiókok hozzáadása” gombra.
  2. A megnyíló ablakban add meg a nevet és az e-mail címet a cég e-mail fiókjához.
  3. Az Outlook elküld egy ellenőrző e-mailt az e-mail címre. Kattints a “Link megnyitása” gombra az ellenőrző e-mailben, és kövesd az utasításokat.
  4. Ha az ellenőrzés sikeres, az Outlook elkezdi szinkronizálni az e-mail fiókot, és az e-mailek megjelennek az Outlook fiókban.
  5. A cég logójának vagy névjegyének hozzáadásához kattints a “Fájl” menüre, majd válaszd a “Beállítások” lehetőséget. Itt tudod testre szabni az e-mail szövegét és a cég logóját.

Microsoft Exchange: üzleti levelezés

A Microsoft Exchange Server (gyakran csak Microsoft Exchange vagy Exchange Online) egy e-mail kiszolgáló, a Microsoft üzleti levelezést és csoportmunkát támogató szerverszoftvere. Rendkívül könnyen skálázható megoldás, amely nagyszámú felhasználót képes kiszolgálni. Az Exchange olyan levelezőkliensekkel működik, mint a Microsoft Outlook. Valójában az Outlook az Exchange-re van optimalizálva, és akkor működik a leghatékonyabban, ha a munkatársak Exchange-fiókot használnak.
Főbb funkciói közé tartozik az e-mailek, naptárak, feladatok és névjegyek kezelése. Érdemes kiemelni, hogy az Exchange szerveralkalmazás lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egy közös e-mail címen keresztül kommunikáljanak, és lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy hatékonyan kezeljék az e-mail címeket és az e-mail-üzeneteket, valamint hogy növeljék a biztonságot és az adatvédelmet.
Ha a Microsoft e-mail szerver és kliens kombinációját választod, akkor biztos lehetsz benne, hogy a levelezés, a naptár és a névjegyek közötti szinkronizálás folyamatos lesz!

microsoft céges email cím

Melyek a Microsoft Exchange főbb funkciói?

  1. E-mail rendszer: E-mail címek kezelését, a levelek küldését és fogadását, valamint a levelek szervezését és címkézését látja el.
  2. Naptár és ütemezés: A naptári bejegyzések, találkozók és feladatok kezelése és ütemezése.
  3. Csoportmunka támogatása: Az Exchange biztosítja az együttműködést azonos csoportban dolgozó felhasználók között, így a közös naptárak, címjegyzékek és fájlok megosztása is gyerekjáték.
  4. Biztonság és hozzáférhetőség: Biztonságos hozzáférés az e-mailekhez és naptári bejegyzésekhez, lehetővé téve az adatok biztonságos és hatékony tárolását és megosztását.
  5. Unified Messaging: E-mail, hangposta és faxüzenetek egyetlen platformon történő kezelése.
  6. Archiválás: E-mailek egyszerű archiválás és visszakeresése
  7.       Intelligens megoldások: Az Exchange-ben beállíthatók olyan okos funkciók, amelyekkel automatizálhatók a feladatok.

Milyen Microsoft előfizetések része az üzleti levelezés?

  1. Microsoft 365 Business Basic: Az alapvető előfizetés, amely tartalmazza az Outlook e-mail klienst, az Exchange Online levelező szolgáltatást, valamint a SharePoint és OneDrive tárhelyet. Ez az előfizetés a legegyszerűbb megoldás, ha csak céges e-mail címre van szükség. Jelenleg már 5,6 euró/hó-tól áron lehet licence-t vásárolni, amelyben 50 GB levelezés és naptár van benne.
  2. Microsoft 365 Business Standard: 11,7 euró/hó-tól tartalmazza az Outlookot, az Exchange Online levelező szolgáltatást, a SharePoint és OneDrive tárhelyet, valamint az Office alkalmazásokat, mint például a Word, Excel, PowerPoint és Teams. Ez az előfizetés szélesebb körű megoldást kínál azoknak, akik nem csak e-mail címre, hanem irodai alkalmazásokra is szükségük van.
  3. Microsoft 365 Business Premium: Tartalmazza az összes Business Standard szolgáltatást, valamint az Intune és Azure Information Protection biztonsági funkciókat, valamint a Windows 10 Pro operációs rendszert. Ez az előfizetés kiterjedt biztonsági és IT irányítási lehetőségeket kínál, amelyek fontosak lehetnek a vállalkozások számára, ezért már 20,6 euró/hó-tól megvásárolható.
  4. Microsoft Exchange Online Plan 1: Tartalmazza az Exchange Online levelező szolgáltatást, valamint az Outlook webes klienst. Ez az előfizetés ideális azok számára, akik csak az Exchange Online levelező szolgáltatására van szükségük, és nem igényelnek irodai alkalmazásokat.
    A Microsoft 365 szolgáltatásokat érdemes elköteleződéssel megvásárolni: így a Microsoft ígéri, hogy az elköteleződés idejére nem emeli az árait és felfelé bármikor bővíthető a licencek száma – lefelé ellenben nem lehet módosítani. Érdemes élni a 30 napos próbaidővel, ami alatt ingyenesen ki lehet próbálni egyes csomagokat, és az 1 hónap után elköteleződni, amennyiben valóban beválik a szolgáltatás.
    Szeretnél többet megtudni a MS üzleti levelezéshez használható alkalmazásairól? Munkatársunk szívesen bemutatja egy 1 órás konzultáción a programokat: vedd fel velünk a kapcsolatot!
    A cikk a 2023. májusi 1-én érvényes árakat tartalmazza, amelyek csak tájékoztató jellegűek.A cikk a 2023. májusi 1-én érvényes árakat tartalmazza, amelyek csak tájékoztató jellegűek.