Precíz, pontos, több nyelven beszélő fiatal lány vagyok, folyamatban lévő tanulmányokkal. Na ná, hogy voltam már titkár, asszisztens, egyéb irodai lótifuti. Több vállalkozás életébe is beleláthattam tehát. Kétségtelen, hogy a magyar (céges) valóságon lenne még mit javítani. Az első lépés azonban mindig a probléma megkeresése, nemde? Lássunk hozzá: Kedves Mr/Miss Entrepreneur, ha jót akarsz a cégednek, ezt NE csináld!

… egy valamilyen jól menő vállalkozás, valakivel az élén, valahol Magyarországon, valamikor …

Levelezés és céges megjelenés

Sok mindent jól csináltunk anno az irodában, kivéve a vállalati levelezést . Az, amikor a céged e-mail címe így néz ki: nev@outlook.com, felbecsülhetetlen… minden másra ott a MasterCard. Kínos. Nem is beszélve arról, hogy milyen képet rajzolt rólunk ez a baklövés a leendő ügyfelek szemében.

Hogy jutottunk idáig? A cég vezetése jót akart: spórolni minden lehetséges eszközön. Sok vállalkozó teszi ugyanezt idehaza, de rosszul teszik. Olcsó húsnak híg a leve – ingyenes fióknak pedig híg a levele. (Ezt muszáj volt.) Minimális anyagi ráfordítással is lényegeset ugorhattunk volna a hatékonysági létrán egyébként, nincs szó csillagászati összegekről.

A másik és egyben leggyakoribb ok: technikától való félelem. Ti hagyjatok fel vele minél hamarabb! Teljesen érthető, hogy nem állunk neki saját kézzel egy domain-alapú e-mail cím beüzemelésének. Nem szégyen, ha nem születtünk IT-specialistának… Azonban makacsul ragaszkodni egy szemmel láthatóan rossz megoldáshoz felesleges. Főleg úgy, ha minden lehetőségünk adott a váltáshoz!

A potenciális ügyfél gondolatai a fenti e-mail cím láttán:

„Ez a vállalkozás a számítógéppel is nehezen boldogulhat, ez a vállalkozás túl fiatal, túl kicsi, túl kicsi büdzsével. Azt hiszem, nem hívom vissza őket.”

Jól gondoljátok meg tehát az ingyenes szolgáltatások használatát. Privát célra tökéletesek, de egy vállalat számára nem alkalmasak. És nem csak a megjelenés, az első benyomás miatt!

Levelezés és produktivitás

Történt egyszer, hogy a vezetőségi dolgozószoba ajtaja a szokásosnál nagyobb robajjal csapódott be. Stresszes nap volt. Mint kiderült, a fennakadást – és teljes munkaidős fejzúgást – 3 darab levél megírása és elküldése okozta. Ne nevessünk és ne is csodálkozzunk: nem megfelelő munkakörülményekközött 3 e-mail is végzetes problémát, és időkiesést jelenthet. Természetes, hogy az ember elveszik a zavarosan elmentett vagy el sem mentett levelek tengerében. Tudomásul kell venni, hogy egy vállalkozás élete nagy százalékban a levelezésekben található, mindent leveleken keresztül küldünk, kapunk, egyeztetünk. Ha a céges levelezés kaotikus, a cég maga is kaotikus lesz.

Levelezés és biztonság

Nem talált levelekről írtam az előbb. Inkább törölt levelek! Munkám első hónapjában kiderült ugyanis, hogy elődöm, aki csúnya konfliktus után távozott a titkári székből, khm… bosszút akart állni utolsó munkanapján. Meg is tette: A levelezések nagy részét pár kattintással törölte a szerverről. (Mentésünk nem volt a közelmúltból.) Nesze neked komoly üzleti tervről szóló levél, ha az előzmény sincs meg már. Ha jól emlékszem, egy sokmilliós projekt rekedt meg információhiány miatt. A levelezések biztonsága tehát nem játék.

Ráadásul nem csak feldühödött, mindenre képes ex-kollégák jelenthetnek fenyegetést a céges levelezéseinkre. Nem árt felkészülni! Egy minőségi vállalati e-mail fiók pedig fejlett biztonsági protokollokat is tartalmaz.

Levelezés és költséghatékonyság

Nem gondolnánk, de a megfelelő levelezés biztosításával spórolhatunk is. A spórolás persze nem feltétlenül azt jelenti, hogy elzárkózunk mindennemű beruházástól, sőt.

Vegyünk példának engem. Képzeljétek el, hogy minden nap több, mint egy órán keresztül spameket törölgettem a saját gépemről, a főnököm Mac-jéről, majd az Iphone-járól is. Csak, hogy zavartalan lehessen a munka. Csak, hogy minden gördülékenyen menjen. Közben bajlódtam a kukával, meg a lefagyó szerverrel ugye. Mindez egészen pontosan havi 30 óra naplopás. Ezt a 30 óra naplopást kifizették nekem…

Nem érte volna meg inkább beruházni valamire, amiben van egy spamszűró? De.

Idézet a végére

 Nevettem, amikor konstatáltam, hogy 2016-ban csaknem ugyanilyen körülmények között dolgoztam fél évig.

„Nagy nehezen elindult az Outlook. Van 15 olvastam levelem. Ebből 4 csatolmányt is tartalmaz. A csatolmányokat gondosan lementettem az Asztalra, hogy biztosan megtaláljam. Lassan megint archiválni kéne, mert megint kiírja majd ez a vacak, hogy nem fér el több levél.”

Vicces ugye? De amíg nem teszünk ellene, magunkon nevetünk. Kedves Mr/Miss Entrepreneur, ne félj a technikától, ne félj befektetni és ne félj nyitott lenni.

Nem mellékesen a legjobb helyre hozott ez a blogposzt, hogy tegyél valamit a céged fejlődéséért! Nézz körül nálunk! :)