A Microsoft Planner (Planner) egy feladatkezelő eszköz, amit igazán hatékonyan tudunk használni pár fős csoportok, projektek menedzselésére kihasználva a vizualitást és átlátható nyilvános felületeket. A Microsoft Teamsbe integráltan pedig még kényelmesebb lett a használata.
Mielőtt elkezdenénk használni a Plannert, el kell dönteni, hogy tényleg ez-e az projektmenedzsment eszköz, amire szükségünk van. Érdemes az alábbi kérdéseket feltenni, mielőtt belevágunk a projekt, csoport feladatainak megtervezésébe:
- Menyire komplex a projekt?
- Szükség van egy projektmenedzser kinevezésére, hogy irányítsa a csapatot?
- Vannak a projektnek alprojektjei vagy más ettől függő tevékenységek?
- Az erőforrássokat és kiadásokat könyvelni kell?
- Több idősávon fut a projekt mérföldkövekkel?
- Milyen reportálási követelmények vannak?
- A projekt csapat tagjai használnak már Teamst valamilyen kontextusban?
- Formális projektről vagy munkamenetről van szó?
- Hány fős a projektcsapat?
A válaszok alapján már el tudjuk dönteni, hogy a Planner a megfelelő eszköz számunkra, vagy pedig a nagytestvért, a Microsoft Projectet kell választani. A Teamsbe integrált Planner akkor tud igazán hatékonyan működni, amikor a projekt nem túl összetett, nem kell a menedzseléshez dedikált projektmenedzser, illetve a csapat is kisebb.
A Teamsben a Planner tabokat (lapokat) csatornánként hozhatjuk létre, ezzel biztosíthatjuk, hogy a megfelelő emberek lássák a feladatokat és minden egy helyen legyen, mint a megjegyzéses, dokumentumok, kérdések. Így könnyebben átláthatjuk a folyamatokat, feladatokat, és menedzselhetjük őket.
A csapatmunkát tovább tudja javítani, hogy mindenkinek rálátása van az összes feladatra, átláthatja az egész folyamatot. Ha valakinek éppen van kapacitása, be tud segíteni a többieknek, ha pedig megcsúszik, tudja jelezni, hogy segítségre van szüksége.
De most nézzük meg egy konkrét projekten, hogyan kell a Plannert beállítani a csatornán belül a Teamsben
Planner lap hozzáadása, Bucket (Gyűjtő) lista készítése és a feladatok:
Első lépésként vegyünk egy már létező csoportot (itt O365 Deployment Team) és adjunk egy új lapot + jelre kattintva az General (Általános) csatornához.
Amikor a lap elkészült, az alapértelmezett bucket egy To do (teendő) lista lesz. A bucketek használatával lehet a feladatokat rendezni és szétosztani (például személyenként, fázisonként, prioritásokként, részlegenként – ami épp a legjobban segíti a munkát)
Jelen példában az első To do bucketet átnevezzük Identity & Acces Management-ra, majd az Add a new bucket-re (Új gyűjtő hozzáadása) kattintva létrehozunk két további bucketet.
A következő lépésben a bucketek neve alatt található + jelre kattintva tudunk létrehozni új feladatokat, ahol meg tudjuk adni a feladat nevét (task name), a határidőt (due date) és felelőst tudunk hozzárendelni (assigment).
Az Add taskra (Feladat hozzáadása) kattintva már meg is jelenik a feladat a Plannerben
Ha rákattintunk a feladat kis kártyájára, felugrik egy nagyobb ablak, amin a részletek láthatóak, például:
- a Progress (állapot) megváltozott In progress-re (folyamatban)
- Start date (Kezdő dátum) megváltozott 8/29-re
- 5 új Checklist (feladatlista) elem került hozzáadásra (megjegyzés: kipipálva a „show on card” (mutasd a kártyán) elemet, a fő feladatnézetben is látszódnak az alfeladatok)
- Link egy publikus Microsoft dokumentumhoz az Azure Active Directoryban
- High priority (nagyon fontos) jelzés a jobb felső sarokban
A részletek kitöltése után egyszerűen csak a felugró ablak mellé kell kattintani és fő tervezőnézet újra előtűnik. A kis kártyán láthatjuk, hogy a szerkesztés részletei bizonyos mértékig látszódnak a feladatnál is, pl. a prioritást jelző fülecske.
KÖZÖS MUNKA:
Ha a Conversations (Beszélgetések) lapra kattintunk a Teams, azt látjuk, hogy a csevegésben egy új Tab conversation (Lap beszélgetése) kezdődött el a Project Task-nak (ami a Planner lap neve)
Ha visszatérünk a Planner lapra, ugyanezt a beszélgetést látjuk az ablak jobb oldalán miután rákattintunk a (chat) ikonra. Munkatársainkat @ jel használatával tudjuk megszólítani a beszélgetésben (@Adele). Az itt írt kommentek a Conversation lapon is láthatóak lesznek.
Adele akár a Conversation lapon, akár Project Task beszélgetésben a Planner lapon is tud válaszolni.
Amikor Adele elkezd dolgozni a feladaton, rákattint a kis kártyára, egyesével kipiálhatja a sub taskokat (alfeladatokat) a feladatlistában. Ne felejtsük, hogy minden csoporttag láthatja ezeket a műveleteket. Az elkészült alfeladatok mellett egy pipa jelenik meg, a szöveg pedig át lesz húzva.
A Planner egyik érdekes funkciója, hogy a feladatokhoz direkt linket lehet készíteni, hogy a csevegési folyamban (e-mail, vagy belső chat) hivatkozni lehessen rá. Ehhez a a kártyán lévő ellipszisre kell kattintani, majd kijelölni a Copy link to task (Másold ki a feladat linkjét) opciót. Ez egy közvetlen hiperlinket fog készíteni a feladathoz, amit már kontrolcékontrolvézhetünk is.
A Plannar lap egésze is kimásolható könnyen kezelhető hiperlinkként, hasonló módon a lap jobb felső sarkában lévő ellipszisre kattintva. Hasznos funkció, főleg ha egy csoporton kívüli vezetőnek kell azonnali hozzáférést adni a teljes feladatlistához.
A FELADATOK MEGJELÖLÉSE BEFEJEZETTKÉNT:
Amikor egy feladat elkészült, itt az ideje, hogy befejezettként jelöljük meg. Az egérkurzort a feladat fölé húzva a Planner lapon, a jobb felső sarokban egy pipa jelenik meg (és zöldre is változik)
Rákattintva a pipára a feladatot befejezettként jelöljök meg és a feladat a bucket alá kerül, ami azt jelenti, hogy készen van:
A FELADAT STÁTUSZ ÁTTEKINTÉSE:
A feladatok státuszai könnyen áttekinthetőek a Planner tabon. A vizuális áttekintés megkönnyítheti az értekezletek menetét, ahol mindenkinek egy két pillanat alatt fel lehet mérni, hogy melyik feladattal hol tart és csak az igazán fontos kérdésekről kell beszélni. De cégkultúrától függően akár az ilyen jellegű meetingeket feleslegessé is teheti az alkalmazás, hiszen mindenki valós időben látja a projekt állását.
Viszont ha csapatvezetőként riportálái kötelezettdséged van, a Planner akkor is segít: a feladatok státuszáról pár kattintással lehet kimutatásokat képezni majd azokat bemásolni egy prezentációba.
Ehhez be kell lépni egy webböngészőbe, hogy elérjük Planner felületét az Office 365 alkalmazások között a Teamsben a Planner lapon a ikonra kattintva.
A webes felület bal tetején kattintsunk a (Kimutatások) gombra, majd az új nézetben elénk tárulnak a feladatok státuszai vizuális formában. Bal oldalt egy gyűrű-diagram lesz a feladatok állapotával: Nem kezdődött el, Folyamatban, Késésben, Befejezve. Jobb oldalon pedig egy horizontális sávdiagramon az látható, hogy kinek hány feladata van.
A Planner alkalmazásban a „kedvenc” projektekről láthatsz egy összefoglalást:
A NEKED KIOSZTOTT FELADATOK MEGTEKINTÉSE:
Ha szeretnéd megnézni az összes feladatot, amit a többek (vagy te Magad) adtad saját magadnak, úgy klikkelj a My tasks (Saját feladatok) gombra a Planner bal oldalán. Itt vagy státusz, vagy projektek szerint lehet csoportosítani a feladatokat.
Megjegyzés: ha van lejárt határidejű feladatunk, úgy a dátum pirossal kiemelve jelenik meg a feladat neve alatt
MOBILALKALMAZÁS:
A Planner mobilalkalmazás formájában is elérhető, így már okostelefonon is meg tudjuk nézni a feladatokat. Hasonlóan a böngészőhöz itt is állapot és projektek szerint tudunk csoportosítani.
Ha rákattintunk valamelyik feladatra, egy már korábban látott szerkesztő kártya ugrik fel.
Konklúzió: a Microsoft Planner legnagyobb előnye a vizualitásban és az egyszerű használatban rejlik, amivel megkönnyíthetjük a csoportmunkát.