Gyorsan kialakítható Home Office környezet vállalkozások számára? Igen van ilyen! Office 365 az adatoknak, Discord az irodai hangulatért, Microsoft Teams a biztonságos kommunikációhoz, elektronikus szerződések, VPN a bent ragadt irodai alkalmazásokhoz és Virtual Desktop ha az otthoni gépünk nem a leggyorsabb.

Az alapok: Mire van szükségem hogy működjön (ugord át ha ezek megvannak!)
Office 365 használata
Microsoft Teams használata a kollégákkal
Discord használata
Microsoft Teams használata partnerekkel, ügyfelekkel, külsősökkel
Meetingek, megbeszélések szervezése
E-szerződések
VPN és egyéb beállítások
Gyakran ismételt kérdések

Folyamatosan frissítjük a ti tapasztalaitok és kérdéseitek alapján. Érdemes visszalátogatni!

AZ ALAPOK AZ OTTHONI MUNKAVÉGZÉSHEZ

A home office-os munkavégzás az alapok nélkül nem fog menni. Mindenképp szükségünk van megfelelő internetkapcsolatra és hálózatra. (Ez általában a szolgáltatónk biztosítja, WiFi képes eszközzel) Mi a következő eszközöket javasoljuk ha mégse lenne: Mikrotik router és Unifi Wi-Fi.

Számítógép nem kérdéses: Laptopnál egyszerű helyzetünk van, kapcsolódjunk a Wi-Fi hálózatunkhoz. Ha asztali PC-nk akkor vagy UTP kábellel tudunk kapcsolódni a routerhez, vagy szükségünk lehet egy külön WiFi eszközre. (USB dongle vagy beszerelhető kártya Ne feledkezzünk meg a megfelelő méretű UTP kábelről sem!)

Házon belül és Ügyfeleinknél a Microsoft Cloud megoldásait használjuk, szoftvercsomaggal együtt. A Microsoft 365 és Office 365 csomagok megfelelőek az otthoni munkavégzés teljes támogatására.

Bővebb leírást és ajánlást a gombra klikkelve kaphatsz.

AZ OFFICE 365 MEGFELELŐ HASZNÁLATA

A legtöbb cégnél ez már adott. Ha nem, legalább egy vállalati csomag megvásárlását javasoljuk, vagy most ingyenes E1 csomag regisztrálható. Az Office 365-tel következő főbb szolgáltatásokat tudjuk használni a felhőből, otthonról is elérve, VPN nélkül: levelezés, céges fájlmegosztás, projekt és feladat tervezés, csapatmunka, belső és külső kommunikáció, tárgyalások és oktatások, jegyzetelés.

Levelezés az Exchange Online-nal

Levelezésnek egy minimum 50 GB méretű, vállalati szintű tárhelyet kap minden felhasználó, amelyet a Microsoft Exchange Online biztosít. Elérhetjük mobilról, webről vagy az Outlook appból is. Láthatjuk mások naptárait amit mi is megoszthatunk. Közös postafiókokat tudunk kezelni (pl. info@ support@) melyeket mindenki ugyanúgy lát, kontaktokat tudunk szinkronizálni. És ezek csak a legfontosabb funkciók!

Céges fájlmegosztás a Sharepoint használatával

Egy fájlszervert is könnyen kiválthatunk. A SharePoint gondoskodik arról, hogy a céges dokumentumok biztonságos helyen tárolódjanak és jogosultsági rendszer szerint legyenek elérhetőek. A fájlokat közösen, egyszerre is szerkeszthetjük, sőt, akár partnerekkel, ügyfelekkel is meg tudjuk osztani.

Projektek és feladatok kezelése a Plannerben

A Microsoft Planner egy feladatkezelő eszköz, ami pár fős csoportok, projektek menedzselésében segít, kihasználva a vizualitást és az átlátható nyilvános felületeket. A Microsoft Teamsbe is tökéletesen integrálható, még produktívabbá téve a közös munkát. Bővebben: https://systemfarmer.hu/microsoft-planner/

Csapatmunka és kommunikáció a Teams használatával

A Microsoft Teams egy új, chatalapú munkafelület, amivel a felhasználók, a beszélgetések és a megosztott tartalmak tökéletesen összekapcsolhatók. Segítségével videóhívások, tárgyalások és oktatások is lefolytathatóak.

Jegyzetelés a OneNote-tal

Ha valaki szeretne egy jó jegyzetelőt, a OneNote-ot mindenképp ki kell próbálni! Minden jegyzetet és képet kereshető formában tárol a felhőben, rajzolhatunk, beszélhetünk, a jegyzeteinket megoszthatjuk másokkal, sőt csapatjeygzetekt is készíthetünk.

Saját tárhely a OneDrive-ban

A OneDrive minden munkavállalónak további 1 TB felhő tárhelyet biztosít, amit bárhol elérhettek.

A DISCORD HASZNÁLATA

A Discord egy olyan (ingyenes) applikáció, amelyet elsősorban videójáték közösségek számára terveztek. Ezért az audió átvitel kvázi folyamatos. (Folyamatosan halljuk a másik oldalt, egy csoportban lévő embereket.) Tapasztalataink szerint fantasztikusan segít áthidalni az otthoni munkavégézből hiányzó,  nyüzsgő irodai környezetet.

Mi létrehoztuk az irodában is meglévő szobákat, csoportokat. Az egyébként is ott tartózkodó kollégák ezekben a szobákban vannak munka közben, így folyamatos kommunikációban tudnak lenni a nap folyamán. Ráadásul a szobák között egy klikkeléssel átugorhatunk, pont mintha átsétálnánk egy másik szobába, csak sokkal gyorsabban!

Az alkalmazásban beállítható egy úgynevezett push-to-talk funkció, így csak akkor hallják a mikrofonod a többiek ha ezt a gombot nyomva tartod.

Letöltés

MICROSOFT TEAMS HASZNÁLATA MUNKATÁRSAKKAL

Hogyan kezdjünk neki? A böngészőből eljuthatunk az https://office.com oldalon belépve és a Teams alkalmazást kiválasztva, vagy egyből megnyithatjuk a https://teams.microsoft.com oldalt.

Kommunikáció a kollégákkal

A Microsoft Teams képes kiváltani az egyéb chatre használt közismert megoldásokat, mint a Facebook Messenger, Viber, What’s Up stb. Ugyanúgy letölthető hozzá mobilalkalmazás, így könnyen, biztonságosan kommunikálhatunk kollégáinkkal. (iOS , Android App) A Teamsnek köszönhetően könnyedén felvehetjük a kapcsolatot kollégáinkkal és akár partner vállalkozásainkkal is. A Teamsben felül kattintsunk a következő ikonra.

Chat beszélgetés létrehozása: a To sor-ba írjuk be kollégánk nevét, vagy a külsős fél email címét, akivel csevegni szeretnénk. Egyszerre több kontaktot is hozzáadhatunk ,így egy csevegő csoportot tudunk létrehozni. A chat során belsős kollégákkal azonnali fájlmegosztásokat kezdeményezhetünk, vagy videóhívásokat is indíthatunk.

Csoportmunka

A csapatok közötti kommunikációt csoportokba és csatornákba szervezhetjük. Így kiváltható, akár az emailezés is és az egyes posztokra lehetőségünk van reagálni is hozzászólás, vagy emojik formájában. Bármelyik kollégának jelezhetünk virtuálisan, ha teendője lenne egy dokumentummal és közös zárt, biztonságos csoportot létrehozva cseveghetünk a fontos teendőkről is, illetve fájlokat oszthatunk meg, vagy szerkeszthetünk akár közösen is egyszerre egyidőben.

Bal oldali kis ikonsávban válasszuk a Csoportok, vagy Teams ikont (fentről a harmadik) és ha ráklikkeltünk utána bal oldalon alul a “Join or create a team” gombra kattintva hozzunk létre egy új csoportot. A létrehozás során, ha privát csoportot választunk megadhatjuk melyek azok a kollégák, vagy külsős munkatársak akikkel szeretnénk közösen fájlokat megosztani, vagy együttműködni. Két féle jogosultságot tudunk alapvetően beállítani a tag és a tulajdonos funkciókat. A tulajdonos bármit kezdhet a csoporttal és a csoportban lévő tartalmakkal a tagok nem tudnak egyszerűen törölni, további tagokat hozzáadni a csoporthoz, illetve korlátozhatjuk a jogosultásgukat.

Ha sikerült létrehoznunk az első csoportunkat, akkor automatikusan létrejön egy “Általános vagy General” csatorna is. A csoportokon belül további csatornákra tagolhatjuk. Például létrehozunk egy Pénzügy csoportot azon belül számlák, elszámolások, kimutatások stb… csatornákat hozhatunk létre. A csatornákon belül a felépítésben felül találhatóak a fülek, vagy tabok, melyek sorrendben a posztok, fájlokkal kezdődik és a többit saját magunk hozhatjuk létre a + gomb megnyomásával. A posztok fülön egy komplett idővonalat tudunk létrehozni bejegyzésekkel, hozzászólásokkal a csatorna témájának megfelelően. A fájlok fül alatt egy komplett mapparendszet hozhatunk létre és tárolhatunk itt közösen használt fájlokat. Hozzáférni csak azok ak ollégák tudnak, akiket hozzáadtunk a csoporthoz. HA nincsenenek a csoprothoz adva nem férnek hozzá, hiába osztjuk meg velük a fájlok elérését.

Microsoft Teams első lépések

MICROSOFT TEAMS HASZNÁLATA KÜLSŐSÖKKEL

Kommunikáció

A Teamsben olyan szervezeten kívüli kollégákat is hozzá tudunk adni a csoportjainkhoz, akiknek nincs Office 365-előfizetésük, így nincs technikai akadálya a külsősök – szakértők, tanácsadók vagy akár tanítványok – bevonásának, a csapatmunka további kiterjesztésének. A résztvevők számára a bekapcsolódás az azonnali információ-hozzáférésen túl olyan előnyöket is kínál, mint az üzenetek címkézése és visszakereshetősége.

Chat, video

Online értekezleteket tarthatsz (négyszemközt, csapat- és élő eseményeket akár 10 000 személlyel is) a különféle platformokon, egységes felületen.

Külsős meghívása egy csoportba

Időnként olyan személyekkel szeretnénk együttműködni, akik nem tartoznak a szervezetünkhöz. Erre legtöbbször e-mailben kerül sor, de ha a Teamsben szeretnénk velük együttműködni, felvehetjük őket vendégként. A vendégeknek kevesebb lehetőségük van, mint a tagoknak és a tulajdonosoknak, de még így is rengeteget tehetnek.

Vendég felvétele a Teams csoportba:
1. A Teams alkalmazáson belül keresd meg a csoportot a csoportlistában.
2. Válaszd ki a További lehetőségek -> Tag hozzáadása parancsot
3. Add meg a vendég e-mail-címét. Bárki csatlakozhat vendégként a csoporthoz, aki vállalati vagy felhasználói (például Outlook, Gmail vagy más) e-mail-fiókkal rendelkezik.
4. Add meg a vendég nevét. Válaszd a Vendég adatainak szerkesztése lehetőséget, és írj be számára egy rövid nevet. Feltétlenül szánj időt arra, hogy ezt most elvégezd – később rendszergazda segítségére lesz szükség hozzá.
5. Kattints a Hozzáadás gombra. A vendégek egy üdvözlő e-mail-meghívót kapnak, amelyben információkat találnak a Teamshez való csatlakozásról és arról, hogy milyen a vendégek által használt felület.

Megfelelő beállítások

Vendégek azonosítása a csoportban. Hogyan?
Ha meg szeretnéd nézni, hogy a csoportban van-e vendég, egyszerűen nézzd meg a címsor alatt, ahol a csoport neve látható. “This Team has a Guest”.

Onnan különböztetsz meg egy vendéget, hogy a nevét megkeresve a „Vendég” szót láthatod utána. Az egyes tagok szerepkörét is megtekintheted a csoportok Tagok lapján. Keressd meg a csoport nevét, és válasszd a További lehetőségek > Csapat kezelése, majd a Tagok parancsot.

ONLINE MEETINGEK, MEGBESZÉLÉSEK SZERVEZÉSE

Az alkalmazásba van építve egy olyan komplex funkció, amely segítségével tudunk azonnali videóhívásokat kezdeményezni, akár egy Skype esetében, vagy szervezhetünk előre tervezetten online értekezletet is egy naptár bejegyzés segítségével. A legegyszerűbben egy chatből tudunk hívásokat indítani, ahol kiválaszthatjuk csak hanghívást, esetleg videóhívást szeretnénk indítani.

Amennyiben partnerünk nem rendelkezik Teams kompatibilis rendszerrel, vagy egyébként is sok meghívottat kell egyszerre megszólítani, akkor a hagyományos módszert érdemes követni, mely szerint az Outlookból kell egy Teams meghívót küldeni a címzetteknek.

A Teams meghívó csak annyiban különbözik egy hagyományos Meeting meghívótól, hogy az Outlook generál a meghívó e-mail szövegébe egy linket, amelyre a meghívottaknak kell kattintaniuk.

Akiknek nincs Teams a gépükön a konferenciahívásába webes felületen keresztül tudnak majd bekapcsolódni a böngészőjük segítségével.

A Teamsen belül is lehetőségünk van online értekezletet szervezni és egy meghívót küldeni. Bal oldalon az ikonsávban válasszuk ki a naptár funkciót. Ezután keressünk egy számunkra alkalmas időpontot és klikkeljünk a + új értekezlet gombra jobb oldalon felül, vagy a kiválasztott időpontra.

Az új konferencia szervező panelen megadhatjuk a meghívottak listáját, illetve egy kísérő szöveget is generálhatunk az üzenet mellé.
A szervező asszisztens segítségével kiválaszthatjuk a kollégáink naptára alapján is az alkalmas időpontokat a konferenciahívásra.

ELEKTRONIKUS SZERZŐDÉSKÖTÉS

Igen ez ma már használható

Sokszor jön a kérdés: Oké menő ez az elektronikus szerződéskötés, de mi van akkor, ha jogi vitára kerül sor? Elismert jogásszal mértük fel ezt a témát és állásfoglalása szerint nyugodtan használhatunk elektronikus szerződéseket.

Milyen szolgáltatások vannak most a piacon?

Mi a Systemfarmernél az Adobe Sign-t használjuk már évek óta. Természetesen több alternatíva is létezik a piacon.

Ilyenek például: DocuSign, PandaDoc, TrustChain

Mi van ha mégis papír alapon kell szerződnünk?

Ilyen is van. Pénzügyi szervezetek, nagyvállalatoknál sajnos ez még mindig elvárás. Mi az aláíróknak külön pecsétet csináltattunk, valamint otthonra egy belépő kategóriás HP Laserjet (pl M15) nyomtatót állítottunk üzembe. Aláírás után a telefonos Office (régebben Office Lens) applikációt használjuk scannelésre.

GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK

Nem tudok kapcsolódni a VPN-hez otthonról

Legtöbb esetben a router, vagy a szolgáltatónk a ludas. Ha van hozzáférésünk az otthoni routerünkhöz, keressünk olyan opciót az admin felületen, hogy VPN pass-through. Ha ezt be tudjuk kapcsolni, nyert ügyünk van. Ha nem, akkor sajnos a szolgáltatónál kell ezt telefonon kérnünk.

Etikett az otthonról történő munkavégzéshez

Első és legfontosabb megjegyzés, hogy a Home Office intézménye nem egyenlő a munkabeszüntetéssel. Viselkedjünk ugyanúgy mintha az irodában lennénk!

  • Kezdjük a napot egy gyors tornával. Mivel nem kell utaznunk, több időnk lesz!
  • Öltözzünk fel normálisan. Ne az ágyból, ne pizsmában kezdjük el a napot. Lesznek onoine megbeszélések, akár webkamerával.
  • A TV-t ne kapcsoljuk be háttérzajnak. Bár otthon vagyunk, nem érdemes indítani egy Jóbarátok maratont.

Mindenhez kell VPN?

Nem! Vagyis nem feltétlenül és nem is érdemes mindig a VPN-en “lógnunk”, mivel ilyenkor az iroda internet sávszélességét használjuk, a többi kollégával együtt. A publikus weboldalak VPN nélkül is elérhetőek. Az Office 365 a legtöbb esetben ugyanúgy elérhető VPN kapcsolat nélkül, kivéve ha a cégünk ezt külön nem tiltja. Mihez kell VPN kapcsolat? Fájlszerver, megosztások, belső hálózaton futó szoftverek mint például egy számlázó, régebbi CRM stb.

Miért nem tudok külsősökkel, partnerekkel Teamsen kommunikálni?

A külső kapcsolat a legtöbb esetben 2 ok miatt nem működik:

  1. Cégünk nem engedélyezte a külső hozzáféréstt. Kérjük meg az IT-t hogy engedélyezzék a külső hozzáférést a Teams admin felületén, valamint a partnereinkdomain neveit tegyék white-listre.
  2. Partnerünknél nics engedélyezve a külső hozzáférés. A megoldás ugyanaz mint az első pontban, csak nekik kell a mi tartományonkat engedélyezniük.

TELEPÍTHETŐ TEAMS CSOPORTOK, ELŐRE BEÁLLITOTT ALKALMAZÁSOKKAL

  • Mindenki
    • Csatornák: Általános, Hírek, CoVID19, Fun
    • Applikációk: Wiki, Polly
  • Pénzügy
    • Csatornák: Általános, Számlázás, Könyvelés, Kintlévőség kezelés
    • Applikációk: Billingo, Számlázz.hu,
  • Vezetőség
    • Csatornák: Általános, Számok, Startégia, Hírek,
    • Applikációk: Power BI, Excel, CRM
  • Marketing
    • Csatornák: Általános, Eszközök, Anyagok, Hírek,
    • Applikációk: Power BI,  CRM, OneNote, Adobe
  • Értékesítés
    • Csatornák: Általános, Ügyfelek, Jegyzetek, Akciók, Projektek, Hírek,
    • Applikációk: Power BI, CRM, OneNote
  • HR
    • Csatornák: Általános, Szabadságok, Munkavállalók, Fejlődési tervek, Képzések, Hírek,
    • Applikációk: Szabadság nyilvántartó
  • IT
    • Csatornák: Általános, Adatbiztonság, Eszközpark, Hírek,
    • Applikációk: IT Ticketing rendszer
  • Munkavédelem
    • Csatornák: Általános, Hírek,

Hogyan működik? Hogyan kaphatod meg? Kérlek írj nekünk egy e-mailt a hello@systemfarmer.hu címre Teams csoport igénylése tárggyal. A levélbe írd le mely csoportokat szeretnéd megkapni és a csoportokba melyik kollégákat rakjuk be. Kollégáink a háttérben rövid idő alatt beállítják az igényelt Teams csoportokat.