Ha kíváncsi vagy, hogy melyek a legnépszerűbb irodai MS Office programok, akkor jó helyen jársz. Cikkünkben összegyűjtöttük azokat, amelyek segítik az automatizációt, a vezetői döntéshozást és a mindennapi munkavégzést.
Milyen MS Office programok szükségesek egy irodában?
Biztos kiindulópont: felhőszolgáltatás
Az üzleti felhőszolgáltatás tulajdonképpen nem egy program, hanem egy teljeskörű megoldás, ami megfelelő alapot nyújt a munkavégzéshez. Tapasztalataink alapján a felhősítés a 2020-as években elkerülhetetlen egy cég életében, ügyfeleink is gyakran keresik fel csapatunkat korszerűsítési céllal. Ilyenkor a helyi (lokális) informatikai infrastruktúrát (fizikai szervereket, programokat stb.) részben vagy egészben a Microsoft felhőbe költöztetjük. A vállalat berendezkedésétől függően – milyen mértékű a távmunka és az irodai munka aránya – hibrid vagy 100 százalékban felhő rendszert alakítunk ki.
MS Office programok: céges és magán tárhely
A SharePoint vállalati felhőtárhely számos előnyt tartogat a kollégák számára:
- A SharePoint segítségével bárhonnan, bárki, bármilyen eszközről, bármikor hozzáférhet a céges fájlokhoz
- Csapatwebhelyként híreket, fontos infókat oszthattok meg egymással
- Okosabb és gördülékenyebb a munka, hiszen egyszerre akár többen is dolgozhattok a projekteken
Az Office programok között nemcsak közös, hanem személyes felhőtárhely is megtalálható, a OneDrive. A OneDrive alkalmas fotók és egyéb fájlok tárolására, amelyekről ugyanúgy biztonsági másolat készíthető és bárhonnan elérhető, mint a SharePoint.
Vállalati levelezőrendszer
Biztonságos és stabil levelezés nélkül a munkafolyamatok nem lehetnek gördülékenyek. Akár a csapatokon, vállalaton belüli kommunikációról, akár az ügyfelekkel, partnerekkel való kapcsolattartásról van szó, az e-mailezés minden iroda működésének az alapja. Az MS programok közül az egyik legnépszerűbb duó a Microsoft Exchange és az Outlook kettőse. A Microsoft Exchange-ben tárolt leveleket a felhasználók a jól ismert Outlook személyes levelező és naptár felületen keresztül tudják kezelni. A levelek küldése és fogadása mellett naptárbejegyzéseket, időpontokat is nyomon lehet követni, valamint feladatokat létrehozni.
Irodai alapprogramok: Word, Excel, Power Point és a többiek
Szövegszerkesztés? Táblázatkezelés? Prezentációk tartása a státusz meetingeken? Aligha létezik olyan munkahely, ahol ezek a feladatok ne lennének mindennaposak. Az MS Office programok között mindegyikre találsz megfelelő alkalmazást, amelyek csomagtól függően a felhőben vagy az asztalról is egyszerűen kezelhetők. YouTube csatornánkon számos tippet és trükköt megmutatunk, hogy te is a legtöbbet hozhasd ki a mindennapok során használt irodai alkalmazásokból.
Kommunikáció csapaton belül és ügyfelekkel: Microsoft Teams
Hazánkban is egyre több vállalat vezeti be a remote munkavégézést – vannak cégek, ahol már egyáltalán nem járnak be az irodába a munkatársak, míg más vállalatok heti 1-2 nap home office-ra rendezkedtek be. Mindegyik esetben szükség van egy olyan alkalmazásra, ahol a csapatokon és a cégen belüli kommunikáció mellett az ügyfelekkel, partnerekkel is rugalmas lehet a kapcsolattartás.
A Microsoft Teams az MS Office programok csapatmunka-központja: hívások, értekezletek és konferenciák platformja, amellyel növelhető a hatékonyság és az együttműködés is zökkenőmentesebb. Érdekesség, hogy a koronvírus-világjárvány alatt a Microsoft ingyenessé tette kommunikációs platformját, ezzel is megkönnyítve a vállalatok működését a bizonytalan időkben.
MS Office programok előfizetési rendszerben
Ha kiszervezed a felhőszolgáltatás bevezetését csapatunkhoz, akkor az alábbi feladatokban tudjuk segíteni vállalkozásodat:
- Felmérjük üzleti igényeidet egy IT tanácsadás keretein belül
- Kialakítjuk a licencelési stratégiát az Office programokra
- Bevezetjük az alkalmazásokat
- Vállaljuk az MS Office programok felügyeletét, rendszergazdát is biztosítunk aki távolról vagy személyesen segít, ha kérdés van
- Microsoftos workshopokat, bemutatókat is szervezünk
A licencelésnél lényeges megemlíteni, hogy 2022 márciusában a Microsoftnál lényeges változtatások történtek az előfizetési rendszer tekintetében, ami áremelkedéssel is járt. Jelenleg kétféle módon lehet licencet vásárolni üzleti Microsoft programokra:
- Havonta, hosszabb távú elköteleződés nélkül is meg lehet venni a “seateket” (=felhasználónként kell fizetni), ebben az esetben viszont akár egyik hónapról a másikra is emelkedhetnek az árak.
12 vagy 36 havi elköteleződéssel a Microsoft garanciát vállal az üzleti MS Office programok árára. A licencek száma ilyenkor lefelé nem módosítható, de bármikor bővíthető.
Lássuk, milyen üzleti MS Office program csomagok léteznek, ezeknek mennyi a havi ára felhasználónként és milyen programokat tartalmaznak!
Ms Office programok kis- és közepes méretű vállalkozásoknak
Microsoft 365 Vállalati alapverzió (Business Basic)
Tartalmazza: Word, Excel, Power Point, Teams, Outlook, Exchange, OneDrive, Sharepoint
5,10 € felhasználó/hó
Microsoft 365 Vállalati standard verzió (Business Standard)
10,50 € felhasználó/hó
Tartalmazza: Word, Excel, Power Point, Teams, Outlook, Exchange, OneDrive, Sharepoint, Access (PC verzió), Publisher (PC verzió)
Microsoft 365 Vállalati prémium verzió (Business Premium)
18,59 € felhasználó/hó
Tartalmazza: Word, Excel, Power Point, Teams, Outlook, Exchange, OneDrive, Sharepoint, Access (PC verzió), Publisher (PC verzió), Intune, Azure Information Protection
Üzleti Microsoft 365 Alkalmazások (Apps)
8,80 € felhasználó/hó
Tartalmazza: Word, Excel, Power Point, Outlook, OneDrive, Access (PC verzió), Publisher (PC verzió)
MS Office programok nagyvállalatoknak
Office 365 E1
8,40 € felhasználó/hó
Üzleti szolgáltatások nagyvállalati méretben.
Office 365 E3
22,60 € felhasználó/hó
Haladó szintű biztonsággal kiegészített nagyvállalati csomag.
Office 365 E5
37,40 € felhasználó/hó
Elemzési funkciókkal kiegészített nagyvállalati csomag.
Nagyvállalati Microsoft 365 Alkalmazások
12,80 € felhasználó/hó
Az MS Office programok nagyvállalati verziója üzleti levelezés nélkül.
Ha az alapokon túl extrákra is szükséged lenne
A hagyományos irodai Microsoft alkalmazások és a licencelés bemutatása után érdemes megismerni néhányat azokból, amelyek akár az értékesítésben, fejlesztésben vagy a vállalati adatok elemzésében is a segítségedre lehetnek.
- Dynamics 365: a Dynamics 365 alkalmazással modernizálhatod a sales folyamatokat, a HR-t vagy akár a marketinget is. Az ügyfélkapcsolatok teljes újragondolásával ügyfeleid elégedettebbek lehetnek, hiszen személyre szóló ajánlatokat adhatsz nekik a Dynamics 365-ből begyűjtött adatok segítségével. Csapatunk cégre szabott fejlesztéseket végez Dynamics 365-ben, így neked is egyedi megoldással segítünk.
- Microsoft Power BI: adatelemzéshez és vezetői döntéshozáshoz keresel alkalmazást? A Power BI lehet a jobbkezed a cégvezetésben. Gyűjts információkat vállalkozásodról, készíts adatvizualizációkat és értsd meg jobban a folyamatokat.
- Calling Plans for Microsoft Teams: ha szeretnéd, hogy Teamsen keresztül hagyományos telefonhívásokat is le tudj bonyolítani, akkor a Microsoft előfizetési stratégiáját neked találták ki. Egyetlen felületről kezelheted a bejövő és kimenő hívásokat, valamint ezzel megspórolhatod más szolgáltatónál a plusz kiadásokat.
- Exchange Online: külön licenccel meg tudod vásárolni kizárólag az üzleti levelezést is cégednek. Ilyen esetben nem szükséges előfizetést vagy elköteleződést vásárolnod a Microsoft 365 programokra, hanem rugalmasan, havi szinten kell fizetned a díjakat, így bármikor lemondhatod.
- Visio: a Microsoft Visio remek kiegészítője lehet a Power BI rendszernek. Visio segítségével új szintre emelheted az adatfeldolgozást, méghozzá folyamatábrák és diagramok készítésével, sőt, ügyfeleidet is lenyűgözheted a mutatós és könnyen érthető vizualizációkkal.
- Microsoft Project: a menedzsment-támogató szoftverek között nem lehet elsiklani az MS projektmenedzsment alkalmazása felett sem. A Microsoft Projecttel könnyebb a kapacitások elosztása, támogatja az erőforrást-tervezést és a munkafolyamatok
- Microsoft Defender for Office 365: a kibertámadások elől egyetlen cég sincs biztonságban. Nem szükséges az országhatáron túl keresni azokat az informatikai támadásokat, amelyek súlyos károkat okoztak vállalatoknak. Csapatunk mindig dobogós helyre sorolja a vírus- és kibervédelem fontosságát, ha vállalati IT háttér kialakításáról van szó.
- Power Automate: a hatékonyságnövelés, költségoptimalizálás és számos vállalati terület kulcsa a feladatok automatizálása. Ha nálatok ez hiányosság, akkor ideje a tettek mezejére lépni, és a világ egyik legnagyobb szoftvergyártójának segítségét kérni az ügyben.
MS Office programok egyedi igények alapján
A Systemfarmer Zrt.-nél abban tudunk neked segíteni, hogy megtaláljuk a cégedre szabott megoldást, akár a licencek számáról, akár a Microsoft alkalmazások kiválasztásáról legyen szó. Csak kattints a gombra, add le ajánlatkérésed és mi felvesszük veled a kapcsolatot!